Назва: Координатор офісу та персоналу
Позиція звітує до: Президент, фінансовий та кадровий юрист
Основна функція: Допомагати президенту та спеціалісту з фінансів та кадрів в обслуговуванні офісу
Основні обов'язки:
- Відповідати на вхідні телефонні дзвінки та направляти їх
- Налаштування та прибирання для всіх зустрічей у конференц-залі/виставкових залах
- Оновлення головного списку медіа та ділових контактів у базі даних
- Оновлюйте набір можливостей щоквартально та список клієнтів за потреби
- Підготуйте документи для нового бізнесу, включаючи колоди можливостей та бізнес-пропозиції
- Керувати офісними операціями (як особисто, так і віртуально), що включає, але не обмежується: організація графіка роботи прибиральниці, замовлення канцелярського приладдя, управління оргтехнікою (комп'ютери, принтери, тощо)
- Виступайте в якості контактної особи для офісу з управлінням будівлею та плануванням роботи, коли це необхідно, наприклад, вантажники, електрики, слюсарі тощо
- Замовляйте подарунки та квіти для редакції та клієнтів
- Прямі вхідні ділові запити через загальну електронну адресу Krupp Group
- Отримувати службову пошту, сортувати та роздавати відповідно
- Координація електронної пошти, телефону, ключа від офісу та робочого місця для нових співробітників
- Прямі вхідні запити на роботу та стажування
- Оновлення різних документів Krupp Group та підтримка організації серверів
- Працюйте з командою Krupp для підтримки календаря подій Krupp
- Підготуйте iPad та/або корпоративний пакет до нових ділових зустрічей
- Допомагати президенту з різними щоденними завданнями, включаючи подорожі, звітність про витрати, бронювання та інші різні особисті обов'язки
- Обробляйте та плануйте зустрічі для календаря президента, включаючи конференц-дзвінки, зустрічі, обіди та події з внутрішніми та зовнішніми командами
- Допомога президенту та внутрішнім командам для тижня моди, заходів для клієнтів, попередніх переглядів преси та інших проектів
- За потреби замовляйте каву та страви для Президента
- Щодня надсилайте електронну пошту з посиланнями на новини
- Складайте, створюйте та розсилайте щоквартальні інформаційні бюлетені компанії
- Керуйте вмістом для соціальних каналів KG і керуйте ним
o Створюйте контент і керуйте KG Instagram
o Реконструкція LinkedIn KG
- Контролювати програму стажування
o Розробка та реалізація стратегії та процесу набору стажерів від початку до кінця, включаючи складання описів, розміщення, пошук заявників, планування, співбесіди, розширення пропозиції та адаптація
o Керуйте всіма інтернами спілкування та координуйте відповідні заняття, події/семінари
o Служити в якості основного спеціаліста для стажерів для загальних запитів, а також керувати делікатними питаннями, включаючи проблеми з продуктивністю та скаргами, за потреби та передавати за необхідності
- Партнерство з відділом кадрів для розвитку та управління різноманітними культурними ініціативами та ініціативами залучення, щоб допомогти створити позитивне та продуктивне робоче середовище
- Координація діяльності, пов'язаної з командою, як-от створення команди, командні виїзди, волонтерські ініціативи, дні народження та святкові вечірки
Кваліфікація
· Непідробний інтерес до моди та зв'язків з громадськістю
· Бажано виняткові комунікативні та письмові навички
· Добре володію такими програмними додатками: Word, Excel, Powerpoint та Outlook
· Здатність швидко адаптуватися, розставляти пріоритети та працювати над кількома проектами в стислі терміни
· Організований і здатний працювати з мінімальною спрямованістю та високим рівнем дискреції
· Бажано досвід роботи в соціальних мережах та пакеті Adobe
Щоб подати заявку: Будь ласка, надсилайте своє резюме на електронну адресу [email protected]