TÍTULO DE POSIÇÃO: Assistente de Relações Frente de Casa / VIP
Departamento: Relações Públicas
Nao isentos; Tempo total
Bollare Communications está procurando um indivíduo altamente organizado e motivado para um cargo de frente da casa em tempo integral em nosso escritório de Nova York. Essa função também incluirá auxiliar o Departamento VIP em várias tarefas administrativas. A Bollare se orgulha de trabalhar com algumas das formas mais estimulantes e inovadoras da indústria, marcas de beleza e estilo de vida e abordamos a representação do nosso espaço de escritório neste mesmo elevado maneiras.
FUNÇÕES ESSENCIAIS
FOH
- Analise todas as chamadas telefônicas recebidas, encaminhando / recebendo mensagens conforme necessário
- Servir como primeiro ponto de contato para todos os hóspedes da Bollare, cumprimentando e orientando adequadamente
- Gerenciar todos os pacotes de entrada e saída
- Organizar e manter todas as salas de conferência e áreas comuns do escritório, antes e depois das reuniões e eventos
- Coordenar com os diretores da costa leste e a equipe de Nova York sobre as necessidades do escritório, incluindo pedidos de suprimentos, solicitações de manutenção, reservas de eventos e reservas de salas de conferência
- Auxiliar os diretores da costa leste com a contabilidade e tarefas diárias
- Coordenar com a equipe de Nova York para garantir que o showroom seja organizado e devidamente comercializado para reuniões
- Organizar e manter todas as áreas comuns do escritório - garantindo que todos os espaços estejam arrumados, e os itens / pacotes enviados por correio / mensageiro sejam entregues ao proprietário em tempo hábil
VIP
- Propriedade e manutenção de estoque de amostra para clientes, inclui documentação do produto recebido, emitido e devolvido
- Auxiliar com solicitações de amostra, puxões de estilistas e malas diretas VIP, identificando produtos que seriam eficazes. Acompanhe o histórico conforme os itens são enviados / recebidos a vários estilistas e celebridades, incluindo devolução em tempo hábil (se emprestado)
- Auxiliar na manutenção de um calendário preciso dos principais eventos da indústria para oportunidades VIP e lançamentos de clientes
- Mantenha e organize as mercadorias em locais de armazenamento apropriados para garantir um alto padrão de integridade e apresentação do produto.
- Contribuir para relatórios de clientes em uma base contínua
A Bollare valoriza o profissionalismo de seus colaboradores. Os seguintes atributos e comportamentos são identificados como exemplos do que se espera de um funcionário:
- Mostrar consideração positiva pelos outros em comunicações escritas, verbais e não verbais
- Trabalhe de forma eficaz com os colegas, praticando pontualidade, resolução colaborativa de problemas e comunicação aberta e honesta
- Agir com integridade, cortesia e responsabilidade, mesmo em face do estresse ou exigentes condições de trabalho
- Manter a proficiência conforme necessário e aprovado em reunião com outras pessoas na área de responsabilidade, leitura de materiais relacionados ao trabalho e treinamento pré-aprovado
- Vista-se adequadamente para um local de trabalho com interação frequente com o cliente
- Atenda aos padrões de confidencialidade e segurança. Manter as áreas de trabalho de maneira limpa e ordenada
QUALIFICAÇÕES
OBRIGATÓRIO: diploma de ensino médio e equivalente a educação avançada ou um ou mais anos de estagiário de relações públicas experiência, cuja combinação de experiência e formação demonstra conhecimento em áreas especializadas para o desempenho das funções acima de. Capacidade de trabalhar de forma independente para cumprir prazos, demonstrar habilidades organizacionais com atenção aos detalhes e produzir trabalho com precisão.
PREFERIDO: Grau de associado. Capacidades multilíngues.
EXIGÊNCIAS FÍSICAS
Esforço físico mínimo. Ao desempenhar as funções desta posição, o funcionário é frequentemente solicitado a sentar, se comunicar e alcançar e manipular objetos. A posição requer mobilidade. Os deveres envolvem a movimentação de materiais de até 10 libras regularmente e de até 25 libras ocasionalmente. Destreza manual e coordenação são necessárias em 70% do período de trabalho durante a operação de equipamentos como teclado de computador, mouse, calculadora e máquinas semelhantes.
CONDIÇÕES DE TRABALHO
Condições usuais de trabalho de escritório. O nível de ruído no ambiente de trabalho é típico da maioria dos ambientes de escritório. Horas ocasionais da manhã e da noite são necessárias para acomodar a participação em horário de expediente estendido ou para apoiar eventos externos.
RESPONSABILIDADE DE SUPERVISÃO
Nenhum
SUPERVISÃO RECEBIDA
Trabalha sob supervisão direta dos diretores da costa leste.
A descrição acima cobre as funções desempenhadas mais significativas, mas não inclui outros trabalhos ocasionais relacionados.
Para se inscrever: Por favor, envie seu currículo para [email protected], linha de assunto Assistente de Relações FOH / VIP.