Foto: Sarah Flint
Sarah Flint è alla ricerca di un candidato entusiasta e altamente organizzato da inserire nel nostro team in crescita come assistente esecutivo e responsabile di ufficio. Questa posizione richiede una meticolosa attenzione ai dettagli, capacità di problem solving e autogestione. Sosterrai il CEO e sarai responsabile del suo programma, della prenotazione dei viaggi e delle attività amministrative quotidiane. Sarai anche responsabile delle operazioni quotidiane di tutti i servizi dell'ufficio. Agirai come punto di contatto per i dipendenti di Sarah Flint, il primo membro del team a salutare i nostri ospiti e il collegamento per i nostri fornitori di uffici. Ti assicurerai che il marchio Sarah Flint sia ben rappresentato attraverso tutte le tue interazioni, sia interne che esterne.
Responsabilità:
- Gestisci il calendario e la pianificazione per il CEO
- Prenotare viaggi nazionali e internazionali, creare itinerari per ogni viaggio e assicurarsi che le parti appropriate siano informate sul programma
- Assicurati che il CEO abbia tutte le attività controllate, dalle e-mail che ricevono risposta alla prenotazione di Glamsquads
- Vari compiti amministrativi e personali per il CEO in base alle necessità
- Lavorare a stretto contatto con il responsabile delle operazioni per garantire che l'ufficio funzioni sempre senza intoppi
- Mantenere l'estetica e l'organizzazione dell'ufficio, compresa la manutenzione dello showroom, le sale riunioni, il ripostiglio, la dispensa e l'area reception. Tutte le stanze dovrebbero suscitare ooh e aah quando inserito.
- Assistere nell'inserimento di nuovi dipendenti (ad es. ordinare computer, impostare vari account, creare nuovi desk, ecc.)
- Mantenere i rapporti con i fornitori per tutte le apparecchiature e le forniture per ufficio e garantire tutte le forniture sono ben forniti (es. stampante, servizio telefonico, servizio internet, servizio di pulizia, dispensa della cucina, eccetera.)
Qualifiche professionali:
- Minimo 2 anni EA o esperienza amministrativa
- Un'incredibile capacità di multi-task e forti capacità di gestione del tempo
- Dettagli orientati a un errore: controlla tre volte tutto e non lascia mai una domanda senza risposta. Le persone sono sempre sbalordite dalla tua lista di cose da fare!
- La capacità di prevedere le esigenze del CEO, per essere sempre due passi avanti
- Buon senso e un atteggiamento propositivo, nessun compito è troppo piccolo
- Un genio in MS Office, Google Suite e la capacità di apprendere rapidamente nuovi sistemi
- Sei un camaleonte di persone, sei in grado di adattarti a qualsiasi situazione, connetterti e comunicare in modo chiaro con tutti, dal nostro addetto alle consegne FedEx quotidiano a un CEO ad alta potenza
- Deve amare i biscotti con gocce di cioccolato
E-mail [email protected] con curriculum e lettera di presentazione