Titel: Rezeptionist
Betreuer (n): Verwaltungskoordinator
KO-Büro:New York
Std: 9:30 – 18:30 Uhr
Karla Otto ist eine internationale PR- und Markenstrategie-Agentur für führende Unternehmen der Luxus-, Mode-, Beauty-, Lifestyle-, Kunst- und Designbranche.
Das Unternehmen hat Niederlassungen in acht Städten weltweit: Mailand, Paris, London, New York, Los Angeles, Peking, Hongkong und Shanghai.
VERANTWORTUNG, AUFGABEN, FÄHIGKEITEN
Die Rezeptionistin ist für den Front-of-House-Bereich und die Verwaltungsaufgaben verantwortlich, einschließlich der Begrüßung der Gäste und dem Anbieten eines Getränks, Beantwortung von Telefonen, Bearbeitung von Unternehmensanfragen, Sortieren und Verteilen von Post und Unterstützung der Führungskräfte bei Terminen, Transport und Besprechungen Bedarf. Der Kandidat muss eine enthusiastische Can-Do-Einstellung haben.
- Bieten Sie jederzeit exzellenten Kundenservice
- Alle Anfragen professionell und höflich bearbeiten, persönlich, telefonisch oder per E-Mail
- Kann Anrufe weiterleiten und Nachrichten für Mitarbeiter entgegennehmen
- Verantwortlich für das Erscheinungsbild des Empfangsbereichs und dafür, dass der Front of House-Bereich und die Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind
- Behalten Sie die Einrichtungen im Allgemeinen im Auge und melden Sie alle Wartungsprobleme an das Management und führen Sie den Prozess durch
- Besprechungsraumplan bearbeiten; Tagungsraum nach Wunsch buchen
- Pflege und Aktualisierung von Telefondurchwahlen und Telefonnummern und täglichen Arbeitszeitnachweisen
- Aktualisieren Sie unternehmensweite Dokumente nach Bedarf
- Büroverzeichnis verwalten und pflegen
- Verwalten Sie Lebensmittel- und stationäre Bestellungen und halten Sie die Lagerbestände jederzeit aufrecht
- Transport- und Reservierungsvereinbarungen für Führungskräfte übernehmen
- Koordinieren Sie die Verteilung der Post im und aus dem Büro.
- Unterstützung bei Executive- und Operational-Projekten nach Bedarf.
HAUPTMERKMALE
- Der Kandidat sollte über starke Kommunikationsfähigkeiten (sowohl schriftlich als auch mündlich in Englisch) und Organisationstalent verfügen
- Solide Telefonkenntnisse (gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Anrufe) und Belastbarkeit
- Erfüllt Aufgaben genau, gründlich und mit einem scharfen Blick fürs Detail
- Hochmotiviert und begeistert
- Starke Arbeitsmoral
- Muss in Microsoft Outlook effizient sein
- Muss berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten
ZUR BEWERBUNG: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf an [email protected], Betreffzeile Rezeptionist.