Фото: Сара Флінт
Сара Флінт шукає захопленого, високоорганізованого кандидата, який приєднається до нашої зростаючої команди на посаді виконавчого помічника та офісного менеджера. Ця посада вимагає ретельної уваги до деталей, здатності вирішувати проблеми та самоврядування. Ви будете підтримувати генерального директора та нести відповідальність за дотримання її розкладу, бронювання подорожей та щоденні адміністративні завдання. Ви також несете відповідальність за повсякденну роботу всіх офісних послуг. Ви будете виступати в якості точки зв’язку для співробітників Сари Флінт, першого члена команди, який привітає наших гостей, та зв’язку з постачальниками наших офісів. Ви гарантуєте, що бренд Sarah Flint добре представлений у всіх ваших взаємодіях, як всередині, так і зовні.
Обов’язки:
- Керуйте календарем та розкладом роботи генерального директора
- Бронювання внутрішніх та міжнародних подорожей, створення маршрутів для кожної поїздки та переконання, що відповідні сторони ознайомлені з розкладом
- Переконайтеся, що генеральний директор перевірив усі завдання - від листів, на які відповідають, до бронювання Glamsquads
- Різні адміністративні та особисті завдання для генерального директора за потребою
- Тісно співпрацюйте з керівником відділу операцій, щоб забезпечити безперебійну роботу офісу
- Підтримуйте естетику та організацію офісу, включаючи обслуговування виставкових залів, кімнат для переговорів, шафи для постачання, комори та зони прийому гостей. Усі кімнати повинні викликати Ой та Ааа при введенні.
- Допомагати в залученні нових співробітників (тобто замовляти комп’ютери, створювати різні облікові записи, налаштовувати нові столи тощо)
- Підтримуйте відносини з постачальниками усього офісного обладнання та витратних матеріалів та забезпечуйте всі витратні матеріали повністю укомплектовані (наприклад, принтер, телефонні послуги, послуги Інтернету, послуги прибирання, кухонна комора, тощо)
Кваліфікація роботи:
- Мінімум 2 роки EA або адміністративний досвід
- Неймовірна здатність до багатозадачності та сильні навички управління часом
- Деталі, орієнтовані на помилку - потрійний перевіряє все і ніколи не дає питання залишитися без відповіді. Люди завжди в захваті від вашого списку справ!
- Можливість передбачити потреби генерального директора, тому ви завжди на два кроки попереду
- Здоровий глузд і вміння робити, жодне завдання не надто маленьке
- Швидкість у MS Office, Google Suite і можливість швидко освоювати нові системи
- Ви-народний хамелеон, ви вмієте адаптуватися до будь-якої ситуації, спілкуватися та чітко спілкуватися з усіма, від нашого щоденного доставника FedEx до потужного генерального директора
- Повинен любити шоколадне печиво
Електронна пошта [email protected] з резюме та супровідним листом