Linder New York är ett lyxigt herrklädföretag som ligger i Lower East Side och öppnar vår första plats i Soho i höst. Vi söker en kontorsadministratör på deltid som trivs med en snabb/mångfacetterad arbetsmiljö med tidigare yrkeserfarenhet och ett intresse av att arbeta för ett oberoende företag.
Syfte och omfattning: Hjälp till med administrativa funktioner.
HUVUDANSVAR:
• Hantera inkommande telefonsamtal och meddelanden, svara på grundläggande informationskrav och uppdatera kalendern dagligen, veckovis och månadsvis. inklusive alla möten, möten och konferenssamtal.
• Hantera kalendern inklusive mötes-/ möteschemaläggning (lokalt, utanför platsen, utomlands), bekräftelse deltagare före möten, förbereder mötesdokument och reserverar lämpligt utrymme/ support verktyg.
• Skapa en daglig resväg som inkluderar kontraktsnummer, mötesplatser etc. Delta i möten och anteckna vid behov.
• Skapa anteckningar, mötesagendor och kalkylblad; hålla uppdaterat organisationsschema.
• Anteckna all semester, personlig och sjuk tid för avdelningen och samordna alla researrangemang.
• Skapa utgiftsrapporter för chefer
• Ansvarig för allmän fakturahantering och kodning.
• Hantera alla inkommande och utgående messenger- och budpaket för hela avdelningen. Konsolidera frakt för att minska kostnaderna.
• Hjälp till med särskilda projekt som tilldelas, såsom årliga granskningspärmar, processhandböcker och olika andra analysprojekt.
• Allmänna administrativa uppgifter som utskrift, arkivering, utskick, spårning av kontorsmaterial.
• Allmänna kontorshanteringsuppgifter som avdelningsuppgifter, högtidsperiod/ sommartäckning kalender, personalpolicyadministration och stöd för anläggningar (dvs dator-/ systemproblem/ helpdeskförfrågningar och Följ.)
KVALIFIKATIONER:
• Företrädesvis högskoleexamen.
• Minst 2 års erfarenhet av administrativt stöd i en kreativ/ dynamisk miljö, helst på Executive Level.
• Kunskaper i Word och Excel: iWork
• Stark skriftlig och muntlig kommunikationskunskap; inklusive möjligheten att interagera med andra på ett professionellt sätt.
• Kan snabbt anpassa sig till förändrade affärsbehov.
• Sätt prioriteringar, håll deadlines och följ upp.
ATT ANSÖKA: Skicka in din online -profil genom www. StyleCareers.com eller e -post CV till Dillon på [email protected].