BPCM söker en erfaren och hårt arbetande Executive Assistant som är smart, organiserad, pigg och effektiv som föredrar att arbeta i en snabb, rolig och kreativ miljö. Executive Assistant kommer att stödja BPCM: s grundare genom att ge administrativt stöd på hög nivå och bli deras "högra hand". Denna person kommer att arbeta med förslag och affärskontrakt och kommer att vara konfidentiell information är den yttersta sekretessen tvingande, tillsammans med exceptionell bedömning, taktförmåga och diplomati. För att bli framgångsrik i denna roll måste man vara en proaktiv självstartare som kan ta ledningen och fungera som punktperson för partnerna. Executive Assistant är en framåtblickande visionär som kan tänka på BPCM-verksamheten när det gäller partnerna och teamet under dem.
Utöver det dagliga administrativa arbetet kommer Executive Assistant att få ytterligare uppdrag att arbeta med det ledande teamet och proaktivt samarbeta med teamet för att hjälpa till med att genomföra det dagliga företag.
Ansvaret kommer att vara (men är inte begränsat till):
- Proaktivt hantera chefskalendrar genom att schemalägga både interna och externa möten
- Se till att prioriteringar hanteras och att dagliga och långsiktiga förfrågningar hanteras i tid och använder din tid effektivt
- Utför konfidentiella uppdrag som är känsliga till sin natur med kontakter på hög nivå i och utanför företaget
- Kommunicera med kunder via telefon, e -post och skriftlig korrespondens.
- Koordinera och schemalägg resor och resplaner för både partner inhemskt och internationellt
- Delta i viktiga möten, ta protokoll och hantera tidslinjer proaktivt, följ upp leveranser efter behov
- Håll uppdaterade och detaljerade kontaktlistor och loggar för VD-möten
- Hantera korrespondens och/eller inkorg, inklusive screening, dirigering och svar på en stor mängd e -post så att alla inkommande e -postmeddelanden kvitteras snabbt
- Förbered och rapportera utgiftsrapporter och fakturor noggrant i tid
- Interagera och underlätta aktiviteter och möten med olika avdelningar och kunder
- Förbered forskning för möten och bistå med förslag/presentationsplanering
- Assistera receptionen/Showroom med ledning och organisation av modeveckan och pressdagarna
- Arbeta med Digital team för att underhålla våra sociala medieplattformar
- Måste ha fantastisk kommunikationskunskap och fungera som en sann grindvakt
Viktiga färdigheter, erfarenhet och utbildningskrav:
- Kandidatexamen
- 2 - 5 års Executive Assistant -erfarenhet av att stödja chefer på C -nivå krävs
- Omfattande förståelse för mode- och lyxvaruindustrin
- Måste vara en mycket organiserad och lösningsdriven go-getter med förmåga att se helheten och uppmärksamma detalj, hantera flera prioriteringar på en gång, hantera tiden effektivt och upprätthålla lugn i ett snabbt tempo miljö
- Måste kunna förutse behoven hos det ledande teamet
- Positiv, intuitiv/proaktiv och samarbetsvillig lagspelare
- Problemlösning - förmåga att identifiera och lösa problem i tid, samla in och analysera information samtidigt som du behåller konfidentialitet
- Utmärkt muntlig och skriftlig kommunikation
- Överlägsen omdöme och diskretion
- Kunskaper i Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Google Kalender
Detta är din möjlighet att arbeta i en rolig och trendig miljö med avancerade lyxkunder. Du kommer att arbeta i ett loftliknande NYC-kontorsutrymme, omgivet av fantastiska lagkamrater i en snabb, högpresterande kultur som är engagerad i excellens för våra kunder.
Vi erbjuder medicinsk/tandvård, vision, 401K, pendlarförmåner, FSA, sommartimmar och en generös PTO -policy.
Arbetsbeskrivningen ska bara användas som en vägledning för förväntningarna snarare än en uttömmande lista över alla uppgifter och kompetenser. Alla krav och färdigheter kan ändras när affärsbehovet utvecklas.
Om du känner att du skulle passa bra för denna roll och BPCM, vill vi gärna höra från dig!
Ansök här: https://bpcm.bamboohr.com/jobs/view.php? id = 9