Titlu: Coordonator birou și oameni
Raportează poziție către: Președinte, Manager de Finanțe și Operațiuni
Functie de bază: Să asiste președintele și managerul de finanțe și operațiuni în întreținerea biroului
Indatoriri esentiale:
- Răspundeți și direcționați apelurile telefonice primite
- Configurare și curățare pentru toate întâlnirile din sala de conferințe/showrooms
- Actualizați lista principală media și contactele de afaceri în baza de date
- Actualizați pachetul de capabilități trimestrial și lista de clienți, după cum este necesar
- Pregătiți documente pentru afaceri noi, inclusiv pachete de capabilități și propuneri de afaceri
- Gestionați operațiunile de birou (atât în persoană, cât și virtual), care includ, dar nu se limitează la: organizarea programului de curățenie, comandarea rechizitelor de birou, gestionarea echipamentelor de birou (calculatoare, imprimante etc.)
- Acționați ca punct de contact pentru birou cu gestionarea clădirii și planificarea lucrărilor atunci când este necesar, cum ar fi mutări, electricieni, lăcătuși etc.
- Comandați cadouri și flori pentru editori și clienți
- Sosirea directă a solicitărilor de afaceri prin adresa de e-mail generală a Grupului Krupp
- Primește corespondența de la birou, sortează și leși în consecință
- Coordonați e-mailul, telefonul, cheia de la birou și spațiul de birou configurat pentru noii angajați
- Cereri directe de locuri de muncă și stagii
- Actualizați diverse documente Krupp Group și mențineți organizarea serverului
- Colaborați cu echipa Krupp pentru a menține calendarul de evenimente Krupp
- Pregătiți iPad-uri și/sau pachetul companiei pentru noi întâlniri de afaceri
- Asistați președintele cu diverse sarcini zilnice, inclusiv călătorii, raportarea cheltuielilor, rezervări și alte sarcini personale diverse
- Gestionați și programați întâlniri pentru calendarul președintelui, inclusiv teleconferințe, întâlniri, mese și evenimente cu echipe interne și externe
- Ajută președintele și echipele interne pentru săptămâna modei, evenimente pentru clienți, previzualizări de presă și alte proiecte
- Comandați cafea și mese pentru președinte, după cum este necesar
- Trimiteți e-mail zilnic cu link-uri de știri
- Compilați, creați și trimiteți buletine informative trimestriale ale companiei
- Gestionați și gestionați conținutul pentru canalele sociale ale KG
o Creați conținut și gestionați KG Instagram
o Renovați LinkedIn KG - Supraveghează programul de stagiu
o Dezvoltați și executați strategia și procesul de recrutare pentru stagiari de la început până la sfârșit, inclusiv redactarea descrierilor, postarea, aprovizionarea candidaților, programarea, interviurile, extinderea ofertei și integrarea
o Gestionează toate comunicările interne și coordonează clasele, evenimentele/atelierele respective
o Serviți ca persoană de referință pentru stagiari pentru întrebări generale, precum și gestionați chestiunile sensibile, inclusiv problemele de performanță și reclamațiile, după cum este necesar, și escaladați după caz - Colaborați cu HR pentru a dezvolta și gestiona o varietate de inițiative de cultură și implicare pentru a ajuta la promovarea unui mediu de lucru pozitiv și productiv
- Coordonați activități legate de echipă, cum ar fi team building, ieșiri în echipă, inițiative de voluntariat, zile de naștere și petreceri de sărbători
Calificări
- Interes real pentru modă și relații publice
- De preferat abilități excepționale de comunicare și scriere
- Cunoașterea următoarelor aplicații software: Word, Excel, Powerpoint și Outlook
- Abilitatea de a se adapta rapid, de a stabili priorități și de a lucra la mai multe proiecte în intervale de timp scurte
- Organizat și capabil să lucreze cu o direcție minimă și un nivel ridicat de discreție
- De preferată experiența în rețelele sociale și suita Adobe
Pentru a aplica: Trimiteți prin e-mail CV-urile și scrisorile de intenție în format PDF către [email protected], linia de subiect Coordonator birou și oameni.