TÍTULO: Assistente de operações de escritório
NÍVEL DE EMPREGO: Associado
RELATÓRIOS PARA: AVP, Operações
LOCALIZADO: NYC
VISÃO GERAL DO TRABALHO: Esta posição é responsável por estabelecer uma atmosfera amigável, acolhedora e profissional em nosso escritório corporativo Flatiron / Nomad para todos os clientes, visitantes e funcionários. Esse indivíduo deve ser capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, para que possa lidar com as responsabilidades das operações do dia-a-dia do escritório ao mesmo tempo em que gerencia as tarefas de saudação da recepção. O Assistente de Operações do Office é polido, flexível, organizado e autoiniciador que tem paixão pelo que fazemos e está ansioso para aprender e contribuir para ICP'S Vision, “Para inspirar nossos clientes por meio de inovações de beleza e narrativa de luxo.” Tal como acontece com todos os cargos no ICP, esta função é responsável por promover e manter a cultura intrínseca da empresa que fomenta os valores fundamentais da empresa de: Transparência, Reconhecimento, Responsabilidade e Comunicação.
Principais responsabilidades:
- Cumprimente os visitantes (hóspedes, clientes, fornecedores, entregas) e ajude-os com as necessidades, inclusive oferecendo refrescos, auxiliando no armazenamento de quaisquer casacos / pertences e fornecendo orientações
- Forneça informações de uma forma profissional positiva para o visitante ou chamador, incluindo chamadas e e-mails atendendo de maneira oportuna e cortês
- Solicite, rastreie, organize e reabasteça suprimentos de escritório e despensa
- Colabore entre os departamentos para fornecer suporte para reuniões, incluindo pedidos de comida, coordenação de planos de viagem, elaboração de itinerários e conclusão de reservas
- Apoiar os executivos na gestão de planos de viagem e na conclusão de reconciliações de despesas
- Receber correspondência e pacotes de correio, ao mesmo tempo em que fornece notificação oportuna aos membros da equipe de Nova York sobre visitantes, entregas e pacotes
- Manter um espaço de trabalho representativo de nossa marca de luxo e um lindo escritório aberto, incluindo manter o espaço de escritório comum limpo, limpo e organizado
- Comunicador principal para a gestão do edifício ou empreiteiros externos para resolver quaisquer problemas urgentes de instalações de escritório e / ou problemas de manutenção regular
- Regue as plantas do escritório semanalmente
- Jogador-chave na organização de eventos regulares de escritório para apoiar a cultura de escritório convidativa
Para ser elegível para esta posição, o candidato preferido terá:
- Diploma universitário preferido
- Mais de 1 ano de experiência administrativa ou de escritório relevante, incluindo experiência de estágio
- Habilidades excepcionais de atendimento ao cliente, incluindo a utilização de uma abordagem positiva, amigável e expansiva com todos os contatos
- Atenção superior aos detalhes e acompanhamento
- Excelentes habilidades organizacionais e um histórico comprovado de execução de tarefas
- Fortes habilidades de comunicação verbal e escrita, incluindo redação de correspondência comercial
- Capacidade de construir relacionamentos, incluindo interagir com todos os níveis de associados internos e externos
- Flexibilidade e iniciativa - um jogador de equipe que também é engenhoso e capaz de trabalhar de forma independente
- Uma maneira polida e profissional consistente com a cultura e os valores do ICP
- Habilidades de resolução de problemas, bem como manter a compostura se as coisas não correrem bem
- Habilidades de gerenciamento de tempo estratégico, seja confiável e rápido
A compensação inclui um salário competitivo, seguro saúde subsidiado, Life / LTD patrocinado pela empresa seguro, plano de poupança 401K com correspondência, cronograma generoso de tomada de força, desenvolvimento profissional e muito mais.
Candidatos interessados e qualificados devem enviar currículo para [email protected] com o assunto. linha: "OOA - Aplicação”
Informações adicionais podem ser encontradas em https://www.icperfumes.com/work-with-us/