SUCCARRA está procurando um assistente executivo / gerente de escritório para nosso escritório na cidade de Nova York. Essa pessoa trabalhará diretamente com os diretores em uma ampla gama de importantes projetos, viagens, agendamento, gerenciamento de escritório, gerenciamento de contas e relacionamento com o cliente. Esta é uma posição desafiadora e estimulante que requer habilidades excepcionais de organização, comunicação e resolução de problemas. Procuramos um indivíduo eficiente e pró-ativo com um gosto excepcional e um agudo sentido de discrição.
Funções essenciais, assistente executivo:
- Desempenhar funções administrativas complexas de alto nível
- Confiado com informações muito confidenciais / sensíveis
- Antecipar as necessidades do Diretor e do cliente e determinar as ações / recursos necessários
- Exercer julgamento independente e empregar habilidades avançadas de raciocínio. Uma grande grau de criatividade e latitude é esperado
- Comunique-se de forma eficaz, verbalmente e por escrito
- Crie um itinerário executivo diário que inclui números de contato, agendas de reuniões e outras correspondências
- Gerencie e supervisione eventos no escritório e sessões de fotos. Inclui a coordenação com a construção, fornecedor e cliente para ver se todas as peças estão alinhadas
- Desempenhar várias funções administrativas, como atualização de diretórios, envio de fax, cópia, envio / envio de pacotes ou correspondências e rastreio quando necessário, revisão, arquivamento, pedidos de suprimentos e gerenciamento de toda a empresa calendários
- Trabalhe em atribuições adicionais conforme necessário
- Executar todas as relações com clientes, contas a receber e a pagar.
- Gerencie o gerenciamento de contas de atendimento ao cliente com equipes de vendas em todo o país.
Funções essenciais, gerente de escritório-recepcionista
- Atenda o telefone e direcione as ligações para o funcionário apropriado
- Receber entregas diárias
- Cumprimente os novos convidados
- Manter calendários de showroom e salas de conferência
- Realize a manutenção semanal do showroom e da sala de conferências, bem como antes e depois de quaisquer reuniões externas
- Compre e providencie flores para o escritório e showroom, quando necessário
- Faça a ligação com a gestão do edifício em questões de manutenção de escritório
- Mantenha a área de amostra limpa, organizada e totalmente abastecida
- Manter impressoras de escritório
- Monitore e reordene suprimentos de escritório
- Comunique anúncios ocasionais em HQ
Qualificações:
- Extremamente engenhoso e flexível, com uma atitude positiva que prospera em um ambiente de ritmo acelerado
- Capacidade de trabalhar com calma sob pressão e cumprir prazos apertados
- Grande atenção aos detalhes e capacidade de priorizar em um ambiente multitarefa
- Capacidade de assumir uma direção bem, mas também capaz de trabalhar proativamente e fornecer autodireção
- Habilidades avançadas de resolução de problemas que demonstram bom senso
- Alto nível de profissionalismo e integridade
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
- De preferência, um graduado em um programa de faculdade baseado em moda
- Conhecimento de Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, programas Excel preferidos
Para se inscrever, envie seu currículo para Nash em [email protected], linha de assunto Assistente Executivo / Gerente de Escritório.