TYTUŁ POZYCJI: Recepcjonistka / Asystent ds. Relacji VIP
Dział: Public Relations
Niezwolnione; Pełny etat
Komunikacja Bollare poszukuje wysoce zorganizowanej i zmotywowanej osoby do pracy w pełnym wymiarze godzin w naszym biurze w Nowym Jorku. Ta rola będzie obejmować również asystowanie Departamentowi VIP w różnych obowiązkach administracyjnych. Bollare szczyci się współpracą z najbardziej ekscytującą i innowacyjną modą w branży, marki beauty i lifestylowe, a my podchodzimy do reprezentacji naszej powierzchni biurowej w tym samym podwyższonym sposób.
PODSTAWOWE FUNKCJE
FOH
- Monitoruj wszystkie przychodzące połączenia telefoniczne, przekierowuj/odbieraj wiadomości w razie potrzeby
- Służ jako pierwszy punkt kontaktu dla wszystkich gości Bollare, odpowiednio pozdrawiając i prowadząc
- Zarządzaj wszystkimi pakietami przychodzącymi i wychodzącymi
- Zorganizuj i utrzymuj wszystkie biurowe sale konferencyjne i powierzchnie wspólne, zarówno przed, jak i po spotkaniach i wydarzeniach
- Koordynuj z dyrektorami wschodniego wybrzeża i zespołem NYC potrzeby biurowe, w tym zamówienia na dostawy, prośby o konserwację, rezerwacje wydarzeń i sal konferencyjnych
- Pomagaj dyrektorom wschodniego wybrzeża w księgowości i codziennych zadaniach
- Koordynacja z zespołem NYC w celu zapewnienia, że showroom jest zorganizowany i odpowiednio wyeksportowany na spotkania
- Uporządkuj i utrzymuj wszystkie części wspólne w biurze – upewniając się, że wszystkie przestrzenie są uporządkowane, poczta/przesyłki kurierskie/paczki są dostarczane do właściciela na czas
VIP
- Własność i utrzymanie przykładowych zapasów dla klientów, w tym dokumentacja otrzymanego, wydanego i zwróconego produktu
- Pomóż przy próbach próśb, ściąganiach stylistów i mailerach VIP, identyfikując produkt, który byłby skuteczny. Śledź historię, gdy przedmioty są wysyłane/otrzymywane do różnych stylistów i celebrytów, w tym terminowe zwroty (jeśli zostały wypożyczone)
- Pomoc w utrzymaniu dokładnego kalendarza kluczowych wydarzeń branżowych dla okazji VIP i premier klientów
- Utrzymuj i organizuj towary w odpowiednich miejscach przechowywania, aby zapewnić wysoki standard integralności i prezentacji produktu.
- Przyczyniaj się do ciągłego raportowania klientów
Bollare ceni profesjonalizm swoich pracowników. Następujące atrybuty i zachowania są identyfikowane jako przykłady tego, czego oczekuje się od pracownika:
- Okazuj innym pozytywny szacunek w komunikacji pisemnej, werbalnej i niewerbalnej
- Pracuj efektywnie ze współpracownikami, ćwicząc punktualność, wspólne rozwiązywanie problemów oraz otwartą i szczerą komunikację
- Postępuj uczciwie, uprzejmie i odpowiedzialnie, nawet w obliczu stresu lub wymagających warunków w miejscu pracy
- Utrzymuj biegłość w razie potrzeby i zatwierdz ją, spotykając się z innymi w obszarze odpowiedzialności, czytając materiały związane z pracą i wstępnie zatwierdzone szkolenia
- Ubierz się odpowiednio do miejsca pracy z częstymi interakcjami z klientem
- Spełnij standardy poufności i bezpieczeństwa. Utrzymuj miejsca pracy w czysty i uporządkowany sposób
KWALIFIKACJE
OBOWIĄZKOWE: Dyplom ukończenia szkoły średniej i odpowiednik zaawansowanego wykształcenia lub roczny lub kilkuletni staż PR doświadczenie, którego połączenie doświadczenia i szkoleń świadczy o wiedzy w wyspecjalizowanych obszarach do wykonywania obowiązków nad. Umiejętność samodzielnej pracy w celu dotrzymywania terminów, wykazanie umiejętności organizacyjnych z dbałością o szczegóły i dokładne wykonanie pracy.
PREFEROWANE: stopień naukowy. Możliwości wielojęzyczne.
WYMAGANIA FIZYCZNE
Minimalny wysiłek fizyczny. Podczas wykonywania obowiązków na tym stanowisku pracownik często musi siedzieć, komunikować się, sięgać i manipulować przedmiotami. Pozycja wymaga mobilności. Obowiązki obejmują regularne przewożenie materiałów do 10 funtów i okazjonalnie do 25 funtów. Sprawność manualna i koordynacja są wymagane przez 70% czasu pracy podczas obsługi sprzętu takiego jak klawiatura komputerowa, mysz, kalkulator i tym podobne maszyny.
WARUNKI PRACY
Zwykłe warunki pracy biurowej. Poziom hałasu w środowisku pracy jest typowy dla większości środowisk biurowych. Okazjonalne godziny wczesnoporanne i wieczorne są konieczne, aby uwzględnić uczestnictwo w wydłużonych godzinach pracy lub wspierać wydarzenia zewnętrzne.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ NADZORCZA
Nic
OTRZYMAŁ NADZÓR
Pracuje pod bezpośrednim nadzorem dyrektorów wschodniego wybrzeża.
Powyższy opis obejmuje najważniejsze wykonywane obowiązki, ale nie obejmuje innych związanych z nimi prac dorywczych.
Aby złożyć wniosek: wyślij swoje CV do [email protected], wiersz tematu Asystent ds. relacji FOH/VIP.