TYTUŁ: Asystent ds. Operacji Biurowych
POZIOM PRACY: Współpracownik
RAPORTY DO: AVP, Operacje
USYTUOWANY: Nowy Jork
PRZEGLĄD PRACY: Stanowisko to jest odpowiedzialne za stworzenie przyjaznej, przyjaznej i profesjonalnej atmosfery w naszym biurze Flatiron/Nomad dla wszystkich klientów, gości i pracowników. Ta osoba musi być w stanie wykonywać wiele zadań jednocześnie, aby mogła dokładnie wykonywać codzienne obowiązki związane z obsługą biura, jednocześnie zarządzając obowiązkami osoby witającej w recepcji. Asystent ds. Operacji Biurowych to dopracowany, elastyczny, zorganizowany, samodzielny początkujący, który ma pasję do tego, co robimy i jest chętny do nauki i przyczyniania się do ICPWizja: „Zainspirować naszych klientów poprzez innowacje w dziedzinie piękna i narrację luksusu”. Podobnie jak w przypadku wszystkich stanowisk w ICP, ta rola odpowiada za: promowanie i utrzymywanie nieodłącznej kultury firmy, która wspiera podstawowe wartości firmy, takie jak: przejrzystość, uznanie, odpowiedzialność i Komunikacja.
Podstawowe obowiązki:
- Witaj odwiedzających (gości, klientów, sprzedawców, dostawców) i pomagaj im w zaspokajaniu potrzeb, w tym oferując napoje, pomoc w przechowywaniu wszelkich płaszczy / rzeczy i udzielając wskazówek
- Dostarczaj informacje w pozytywny, profesjonalny sposób odwiedzającemu lub dzwoniącemu, w tym terminowe i uprzejme odpowiadanie na telefony i e-maile
- Zamawiaj, śledź, organizuj i uzupełniaj materiały biurowe i spiżarni
- Współpracuj między działami, aby zapewnić obsługę spotkań, w tym zamawianie jedzenia, koordynowanie planów podróży, tworzenie planów podróży i dokonywanie rezerwacji
- Wspieraj kadrę kierowniczą w zarządzaniu organizacją podróży i rozliczaniu kosztów
- Otrzymuj przychodzące przesyłki pocztowe i kurierskie, jednocześnie zapewniając na czas powiadomienia członków zespołu NYC o odwiedzających, dostawach i paczkach
- Utrzymanie reprezentatywnego miejsca pracy naszej luksusowej marki i pięknego open office, w tym utrzymanie czystości, porządku i porządku na wspólnej powierzchni biurowej
- Główny komunikator do kierownictwa budynku lub zewnętrznych wykonawców w celu rozwiązania wszelkich pilnych problemów z obiektami biurowymi i/lub regularnych problemów konserwacyjnych
- Co tydzień podlewaj rośliny biurowe
- Kluczowy gracz w organizowaniu cyklicznych wydarzeń biurowych wspierających zapraszającą kulturę biurową
Aby zakwalifikować się na to stanowisko, preferowany kandydat będzie miał:
- Preferowane wykształcenie wyższe
- 1+ rok odpowiedniego doświadczenia biurowego lub administracyjnego, w tym stażu
- Wyjątkowe umiejętności obsługi klienta, w tym stosowanie pozytywnego, przyjaznego, otwartego podejścia do wszystkich kontaktów
- Najwyższa dbałość o szczegóły i kontynuacja
- Wybitne umiejętności organizacyjne i udokumentowana historia realizacji zadań
- Silne umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej, w tym sporządzanie korespondencji biznesowej
- Umiejętność budowania relacji, w tym interakcji ze wszystkimi poziomami współpracowników wewnętrznych i zewnętrznych
- Elastyczność i inicjatywa – gracz zespołowy, który jest również zaradny i zdolny do samodzielnej pracy
- Dopracowany, profesjonalny sposób zgodny z kulturą i wartościami ICP
- Umiejętności rozwiązywania problemów i utrzymywania spokoju, jeśli sprawy nie idą gładko
- Umiejętności strategicznego zarządzania czasem, bądź rzetelny i szybki
Rekompensata obejmuje konkurencyjne wynagrodzenie, dotowane ubezpieczenie zdrowotne, sponsorowane przez firmę Life/LTD ubezpieczenie, plan oszczędnościowy 401K z dopasowaniem, hojny harmonogram WOM, rozwój zawodowy i nie tylko.
Zainteresowani i wykwalifikowani kandydaci powinni przesłać CV na adres [email protected] z tematem. linia: "OOA – aplikacja”
Dodatkowe informacje można znaleźć na https://www.icperfumes.com/work-with-us/