Fundacja Zapachowa jest organizacją branżową, której celem jest służenie firmom członkowskim jako źródło wiedzy branżowej, innowacji i edukacji. Z pasją oddana zwiększaniu świadomości i doceniania zapachu we wszystkich jego formach. Poszukujemy Koordynatora do naszego zgranego zespołu.
Kluczowe Obowiązki:
Biuro
- Odbieraj telefony i kieruj połączenia
- Utrzymuj zapasy materiałów biurowych, określając poziomy zapasów; przewidywanie potrzebnych dostaw; składanie zamówień na dostawy i weryfikację odbioru dostaw
- Zapewnienie działania sprzętu biurowego i rozwiązywanie problemów z usterkami; wezwij naprawy
- Pomoc w aktualizacji i utrzymaniu stron internetowych i mediów społecznościowych
- Obsługa zapytań klientów
- Badania i weryfikacja faktów pod kątem członkostwa i wiadomości związanych z branżą
- Zarządzaj kalendarzem prezydenta, planując i planując spotkania, konferencje, połączenia konferencyjne i podróże (w razie potrzeby)
- Śledź rachunki i zarządzaj wydatkami Fundacji z Księgowym
- Transkrybuj, formatuj, wprowadzaj, edytuj, pobieraj, kopiuj i przesyłaj tekst, dane i grafikę
- Utrzymuj systemy archiwizacji
Wydarzenia
Planowanie i produkcja imprez
- Agresywnie zbieraj informacje na temat każdego projektu, aby osiągnąć jakość produkcji wydarzeń
- Przeprowadzaj badania, przeprowadzaj wizyty na miejscu i znajdź zasoby, które pomogą personelowi w podejmowaniu decyzji dotyczących możliwości wydarzenia
- Pomoc w zarządzaniu produkcją na miejscu i sprzątaniu w razie potrzeby
- Przygotuj plakietki, materiały, zeszyty, paczki, torby na prezenty, listy rejestracyjne, karty miejsc itp.
- Zamknij wszystkie wydarzenia zgodnie z wymaganiami
Administracja wydarzenia:
- Pomagaj w przygotowaniu budżetów i dostarczaj okresowe raporty z postępów dyrektorom personelu dla każdego projektu wydarzenia
- Śledź finanse wydarzeń, w tym wnioski czekowe, fakturowanie i raportowanie
- Koordynuj spotkania i wizyty, aby zobaczyć naszą przestrzeń i zaplanuj wydarzenia w kalendarzu
- Przygotuj i zmodyfikuj kontrakty na wydarzenia zgodnie z wymaganiami
- Twórz i zarządzaj procesami rejestracji i kwitami
- Współpracuj z członkami zespołu w zakresie brandingu, logistyki i innych szczegółów
- Ułóż listę zaproszonych i śledź RSVP
- Przywitanie przy zameldowaniu i kierowanie gości na miejscu
Kwalifikacje:
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne, w tym pisanie, umiejętność czytania korekty i mówienia
- Możliwość zarządzania wieloma projektami i zadaniami pracy różnych pracowników
- Doskonałe umiejętności interpersonalne zarówno osobiście, jak i przez telefon, z wysokim profesjonalizmem
- Możliwość realizacji projektów przy niewielkim nadzorze
- Fantastyczna etyka obsługi klienta i wysokie oczekiwania co do jakości
- preferowany licencjat; znaczące doświadczenie zawodowe może zastąpić stopień naukowy
- Co najmniej 1 rok doświadczenia w administrowaniu biurem
- Co najmniej 1 rok doświadczenia w koordynowaniu wydarzeń specjalnych
- Biegły na komputerach iMac, iPadzie i iPhonie, korzystając z najnowszych wersji programów Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access i korespondencji seryjnej; e-mail i wyszukiwanie w sieci
Aplikować: Wyślij CV i list motywacyjny do [email protected]
Ostateczny termin: piątek, 20 listopada 2015 r.