Foto: Maniazamani
Maniazamani is een fijn sieradenmerk gevestigd in Soho. We zijn op zoek naar een parttime assistent van de CEO en Creative Director van ons bedrijf.
Verantwoordelijkheden omvatten:
- Dagelijks e-mails, vragen en verzoeken lezen en beantwoorden door ze correct af te handelen en op te volgen, vaak namens de CEO
- Organiseer, update en onderhoud de bedrijfsbestanden door ze op te slaan in het digitale en papieren archief
- Organiseer het kantoor op een manier die de procedures optimaliseert
- Oplossen van kantoorgerelateerde storingen en reageren op verzoeken of problemen
- Kantoorbenodigdheden onderhouden
- Kantoorplanning bijhouden
- Boodschappen doen voor het bedrijf, inclusief afhalingen en leveringen
- Plannen en plannen van vergaderingen en afspraken; indien nodig materialen voor vergaderingen voorbereiden
- Specifieke projecten en onderzoek uitvoeren
- Voorbereiden en verzenden van inkooporders, bestellingen en schattingen en deze opvolgen
- Opstellen en verzenden van facturen naar directe klanten en handelaren
- Houd alle belangrijke uitgaven en bijbehorende facturen bij
- Controleer, bereid je voor of herinner eraan aankomende betalingen
- Ondersteun en verstrek alle benodigde informatie aan de accountant (facturen, aankopen, verkopen, onkosten en inventaris)
- Internationale en binnenlandse zendingen regelen
- Bijwerken en onderhouden van de bedrijfsinventaris
- Follow-up met sieradenfabrikanten bij de ontwikkeling van nieuwe en oude projecten
Vereisten:
- Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, nauwkeurig en in staat om te multitasken
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden met aandacht voor detail
- Mogelijkheid om meerdere projecten tegelijk te beheren, zich te verdiepen in verschillende onderwerpen en gebieden, werken onder de druk van concrete deadlines
- Kennis van kantoorapparatuur en vaardigheid in MS Office, in het bijzonder Excel
- Analytische vaardigheden en aanleg voor het oplossen van problemen
- Ervaring als office assistant, virtual assistant of in een andere relevante administratieve rol
- Eerdere ervaring in mode of design is een pluspunt
- Autorisaties om in de VS te werken
Solliciteren: Stuur je CV en motivatiebrief naar: [email protected]