Maan HA portfolio varieert van exclusieve en intieme diners, fashion week feesten en festivals tot paneldiscussies, vertoningen, live muziek evenementen en launch parties.
Afdeling: Speciale projecten, Marketing, CRM
Rapporterend aan: VP speciale projecten
Plaats: Moskou, Rusland
Voorwaarden: Fulltime, maandag t/m vrijdag van 10.00 - 19.30 uur.
Met uitzonderlijke aandacht voor elk detail werk je gedurende de hele levenscyclus van het evenement, van het genereren van het eerste idee tot het beheer op locatie, de evaluatie na het evenement en de rapportage. Het leveren van hoogwaardige diensten aan de portefeuille van een commerciële klant vereist diepgaande ervaring en bewezen vaardigheden op het gebied van pitchpresentaties, onderhandelingen met opdrachtgevers en leveranciers, communicatie, project- en stakeholdermanagement en event productie.
Met aantoonbare ervaring in het managen van high-end evenementen op internationale locaties en op locaties, word je verondersteld een zelfverzekerde multi-tasker te zijn die in staat is om concurrerende problemen op een aantal complexe evenementen met een echte drive en passie om eersteklas evenementen op tijd en binnen budget af te leveren, waarbij alle evenementspecifieke logistiek en regelingen worden overzien met interne en externe ondersteuning waar nodig.
Taken, verantwoordelijkheden & deliverables
- Vertegenwoordigen van Lunar HARE op externe vergaderingen met klanten en fungeert als het belangrijkste contact in samenwerking met Business Development Director om de klant op de hoogte te houden van de voortgang van het project en het evenement.
- Opstellen van uitgebreide en creatieve evenementenvoorstellen in samenwerking met het commerciële team met visuele referenties, programmering, locatiedetails en kostenramingen.
- Beheer alle aspecten van de productie (pre/tijdens/post) door het interne team te coördineren, onderaannemers aan te sturen en te delegeren aan onsite evenementenpersoneel.
- Gedetailleerde tijdlijnen, stroomschema's voor projectbeheer, oproeplijsten en evenementenschema's intern en met de klant opstellen en verspreiden, zorgen voor tijdige levering en kwaliteitscontrole.
- Plan en leid alle planningsvergaderingen om toezicht te houden op de workflow en duidelijke richting te geven aan taaktoewijzingen, agenda's vóór de vergadering te verspreiden, acties en follow-ups te noteren zoals vereist.
- Opstellen en verspreiden van inventarislijsten voor evenementen - uitnodigingen, banners, vinyls - aan het productie- en ontwerpteam en ervoor zorgen dat alle vereiste informatie wordt geleverd om op tijd en volgens hoge specificaties te leveren.
- Toezicht houden op de creatie van content assets voor evenementen (exclusieve films, digitale content) in samenwerking met redactie-, ontwerp- en productieteams om informatie te verstrekken en de afmelding te coördineren
- Bron relevante locaties en leveranciers, zoals productiebedrijven, cateringdiensten, artiesten, transportbedrijven, audiovisuele voorzieningen, ontwerpmiddelen.
- Zorg voor ondertekende contracten en overeenkomsten die zijn opgesteld en in het dossier worden gecoördineerd met Creative Project Manager om ervoor te zorgen dat klantcontracten aanwezig zijn.
- Budgetbeheer inclusief prognoses, kosten beheren om binnen het afgesproken budget te leveren, PO's verhogen, facturen ontvangen en kosten na het evenement afstemmen met de financiële afdeling.
- Beheer van evenementen ter plaatse van opbouw tot vertrek door coördinatie en levering van het evenement en personeelsbriefings, probleemoplossing, ad-hocproblemen om te leveren aan de overeengekomen parameters.
- Verhoog de effectiviteit door de kansen van het project voor partnerschappen en sponsoring te maximaliseren.
- Aansturen en begeleiden van junior teamleden.
Vaardigheden, ervaring en persoonlijke eigenschappen
- Flexibiliteit en kracht in stressvolle situaties, vermogen om te werken met externe druk en strakke deadlines
- Goede rekenvaardigheden en vaardigheid in het gebruik van Numbers-spreadsheets om budgetten en andere projectmanagementdocumenten te maken.
- Bewezen vermogen om met Keynote kwalitatieve presentaties te maken met een korte doorlooptijd.
- Aantoonbare eerdere ervaring met analyse en evaluatie na een evenement.
- Digitale en PR-kennis en begrip van hoe digitale en sociale feed werken met live-evenementen.
- Comfortabele en zelfverzekerde manier van creatief werken met redactionele en creatieve teams terwijl commerciële KPI's worden behaald.
- Mogelijkheid om nauw samen te werken met redactionele en creatieve teams om thematische ideeën te creëren voor mediagestuurde evenementen.
- Samenwerken met de Business Development Director om optimale budgetoplossingen te vinden voor intern gedreven evenementen.
- Holistische kijk en diepgaand begrip van de impact van evenementen op de wereldwijde marketingstrategie voor de groep.
- Diverse contacten en uitstekende netwerkvaardigheden.
Hoe toe te passen? - Stuur je CV (maximaal 2 pagina's) en een begeleidende brief van 1 pagina in pdf-formaat naar [email protected] met onderwerpregel: Productiedirecteur.
Opmerkingen: We zullen ons best doen om op elke sollicitatie te reageren, maar vanwege het grote aantal kunnen we alleen antwoorden garanderen aan die kandidaten die doorgaan naar de volgende fase. We zullen ons best doen en vragen om uw geduld!