SUCCARRA מחפש עוזר/מנהל משרד בכיר למשרדנו בניו יורק. אדם זה יעבוד ישירות עם הדירקטורים על מגוון רחב של עיצוב חשוב, נסיעות, תזמון, ניהול משרדים, ניהול חשבונות וקשרי לקוחות. זהו תפקיד מאתגר ומרגש הדורש כישורי ארגון, תקשורת ופתרון בעיות יוצאי דופן. אנו מחפשים אדם יעיל ופרואקטיבי עם טעם יוצא דופן ותחושת דיסקרטיות חריפה.
פונקציות חיוניות, עוזר מנהל:
- ביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות מורכבות ברמה גבוהה
- מופקד על מידע סודי/רגיש מאוד
- לצפות את צרכי המנהל והלקוח ולקבוע פעולות/משאבים נחוצים
- הפעילו שיקול דעת עצמאי והשתמשו בכישורי חשיבה מתקדמים. צפויה מידה רחבה של יצירתיות וקווי רוחב
- תקשר ביעילות, הן בעל פה והן בכתב
- צור מסלול מנהלים יומי הכולל מספרי איש קשר, סדר יום פגישות והתכתבויות אחרות
- ניהול ופיקוח על אירועים וצילומים במשרד. כולל תיאום עם הבניין, הספק והלקוח כדי לראות שכל החלקים עומדים בתור
- ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות שונות כגון עדכון ספריות, פקסים, העתקה, שליחת/דיוור חבילות או התכתבויות ומעקב בעת הצורך, הגהה, תיוק, הזמנת אספקה וניהול כל החברה לוחות שנה
- עבודה על מטלות נוספות לפי הצורך
- ניהול כל קשרי לקוחות, חשבונות חייבים ותשלום.
- ניהול ניהול חשבונות שירות לקוחות עם צוותי מכירות ברחבי הארץ.
תפקידים חיוניים, מנהל משרד-פקיד קבלה
- ענו בטלפון והפנו מתקשרים לעובד המתאים
- קבלת משלוחים יומיים נכנסים
- ברכו את האורחים הנכנסים
- ניהול לוחות שנה של אולם תצוגה וחדר ישיבות
- ביצוע תחזוקה שבועית של אולם תצוגה וחדר ישיבות, כמו גם לפני ואחרי כל פגישות חיצוניות
- רכישה וסידור פרחים למשרד ולאולם תצוגה, בעת הצורך
- קשר עם הנהלת הבניין בנושאי תחזוקת משרדים
- שמור על אזור מדגם נקי, מאורגן ומצויד במלואו
- תחזוקת מדפסות משרדיות
- מעקב והזמנת מחדש ציוד משרדי
- שלח הודעות מדי פעם על המטה
כישורים :
- בעל תושייה וגמישה במיוחד עם גישה מסוגלת המשגשגת בסביבה מהירה
- יכולת עבודה רגועה תחת לחץ ועמידה בלוחות זמנים צפופים
- תשומת לב חזקה לפרטים ויכולת תעדוף בתוך סביבה מרובת משימות
- יכולת לקחת כיוון טוב, אך גם יכולת עבודה יזומה ומתן הכוונה עצמית
- כישורי פתרון בעיות מתקדמים המדגימים כושר שיפוט טוב
- מקצועיות ויושר ברמה גבוהה
- יכולות תקשורת מעולות בכתב ובעל פה
- רצוי בוגר תכנית מכללה מבוססת אופנה
- עדיפות לידע ב-Quickbooks, GPS Fashion, JOOR, Excel
להגשת מועמדות, אנא שלח את קורות החיים שלך לנאש בכתובת [email protected], שורת נושא עוזר / מנהל משרד.