Quindi, hai creato l'e-mail perfetta: ora è il momento di inviarla alla casella di posta giusta.
Se leggi il nostro pezzo su come scrivere una presentazione e ottenere il tuo primo sottotitolo, forse da allora hai passato un po' di tempo a perfezionare una manciata di proposte impressionanti e ispirate. È anche possibile che, dopo aver creato un oggetto e un corpo dell'e-mail impeccabili, tu non sia riuscito a compilare la sezione del destinatario. Allora, come fai a sapere chi proporre, dove?
"Un legame personale non fa mai male, ma una buona presentazione è una buona presentazione", afferma Elle.com Direttore digitale Claire Stern.
In effetti, non si può negare che i rapporti con gli operatori del settore possano aiutarti ad attirare più attenzione sulle tue proposte, ma questo non vuol dire che sia l'unico modo per far sentire le tue idee. Bastano poche ore online
Come trovare l'editore giusto
L'importanza di presentare l'editor corretto nella verticale corretta non può essere sottovalutata. Inviando un'e-mail a freddo a un redattore di bellezza con una presentazione di moda - o a uno scrittore di mercato con un'idea di funzionalità segnalata - la tua brillante idea verrà rapidamente inviata nel cestino digitale.
"Ricerca la testata di una pubblicazione e invia proposte agli editori di livello senior che hanno maggiori probabilità di essere coinvolti nell'allocazione del budget", consiglia Irina Grechko, direttore della moda presso Raffineria29.
Kelsey Stiegman, redattore senior di moda presso Trambusto, concorda: "Digita '[nome rivista] masthead' su Google. Di solito verrà visualizzato un elenco dello staff attuale, spesso includendo le informazioni di contatto. Se non funziona, puoi facilmente digitare il titolo dell'editor che stai cercando su Google o LinkedIn per ottenere la risposta. Da lì, la maggior parte delle e-mail sono facili da indovinare."
Il consiglio di Stiegman potrebbe sembrare semplice, ma il tempo trascorso a scansionare il web è davvero il modo più semplice per trovare informazioni di contatto nascoste in bella vista. La maggior parte degli editori dispone di siti Web personali con le proprie e-mail elencate, oltre a pubblicizzare le proprie informazioni su LinkedIn, Instagram, Twitter o altre piattaforme social. Molti addirittura pubblicano chiamate per presentazioni freelance su quest'ultimo, il che consente agli scrittori di sapere esattamente cosa stanno cercando (o, almeno, qual è il loro indirizzo e-mail).
Detto questo, non tutti gli editori accettano proposte freelance, quindi, anche se può essere difficile determinarlo dall’esterno, semplicemente chiedere è spesso l’approccio migliore. "Assegno le storie ai freelance in base alle lacune che devo riempire nella copertura, quindi cambia mensilmente", afferma Grechko di quando si rivolge ai freelance per le storie di Refinery29. "Se per un mese il mio team presentasse molti articoli di moda ma non molte storie di tendenza, sarei più propenso ad accettare una storia di tendenza da un libero professionista per compensare."
"In genere assegno da uno a quattro pezzi freelance al mese. Varia a seconda di ciò che mi viene proposto e del mio budget in quel trimestre", afferma Steigman dei potenziali ops freelance di Bustle. "Qualsiasi delle nostre serie ricorrenti, normalmente la facciamo internamente. Inoltre non assegno raccolte di acquisti in genere o notizie. Ma questo varia da squadra a squadra."
Una distinzione importante, secondo Grechko, ha a che fare con la ricerca di esperti per guidare determinati argomenti: "Se sto cercando di assegnare una storia su un argomento molto un argomento specifico con cui io o il mio team potremmo non avere familiarità, potrei anche cercare uno scrittore freelance o un editore che sia più esperto in quell'argomento."
Attenersi alla posta elettronica e solo alla posta elettronica
Nella maggior parte dei casi, la posta elettronica è lo standard di riferimento per le presentazioni, quindi salta i messaggi di LinkedIn e i messaggi diretti di Instagram. In un campo circa Argomenti in gran parte frivoli, gli scrittori a volte possono dimenticare che la professionalità è ancora della massima importanza per essere presi sul serio.
"Per mantenere un confine tra lavoro e vita privata, rivedo solo le proposte che vengono inviate alla mia e-mail di lavoro (questo vale anche per le presentazioni PR)", afferma Grechko. "A meno che tu non mi chieda la mia email di lavoro, non risponderò né esaminerò mai proposte relative al lavoro sulla mia email personale, LinkedIn, Instagram o qualsiasi altra piattaforma di social media."
Steigman concorda sul fatto che l'approccio di Grechko che fissa i confini è fondamentale affinché gli editori possano lavorare in modo efficiente. "A meno che non siamo amici, la tua proposta non dovrebbe essere altro che la mia email di lavoro. (E anche se siamo amici, mandami prima un'e-mail.) Presentare gli editori nei loro messaggi diretti è un modo infallibile per essere ignorati. Gli editori meritano un equilibrio tra lavoro e vita privata e di non rispondere a domande di lavoro sui nostri account personali sui social media."
Pianifica strategicamente la tua presentazione
Una volta trovate alcune e-mail dell'editor e immaginati alcuni concetti intelligenti, può essere forte la tentazione di inviarne di tutte fantastiche idea a ogni editore nella tua lista di proposte, ma procedi con cautela quando proponi la stessa storia a più persone pubblicazioni. Se due redattori seguono una proposta e devi dire a uno che non è più in palio, potrebbero non dare priorità alle tue proposte in futuro.
"Inizierei con uno sbocco e andrei da lì", consiglia Stern. Grechko e Steigman notano che l'unica eccezione riguarda una storia estremamente sensibile al fattore tempo; in tal caso, è spesso gentile aggiungere un'indicazione che la presentazione è stata inviata a più pubblicazioni data la tempestività.
Quanto a Quando è meglio lanciarsi? Stern condivide il consiglio a cui fa ancora riferimento dopo anni nel mondo del business: "La mia professoressa della scuola di giornalismo, Karen Stabiner, ci ha detto di non presenta il venerdì pomeriggio quando le persone fanno il check-out per il fine settimana, o il lunedì mattina quando si riprendono dal fine settimana."
Come dare seguito (rispettosamente)
Anche se la tua proposta potrebbe esserlo tuo massima priorità quel giorno, tieni presente che gli editori hanno molto da fare nella loro casella di posta. Oltre ai messaggi interni dei colleghi relativi alla loro pubblicazione, ricevono dozzine o più proposte ogni giorno sia di liberi professionisti che di pubblicisti che cercano di pubblicizzare le proprie clienti. Anche il controllore della posta in arrivo più diligente può rimanere indietro di tanto in tanto. (Le nostre mani sono alzate.)
Può essere forte la tentazione di rispondere un giorno o due dopo l'e-mail iniziale, ma è meglio attendere almeno una settimana prima di premere per ricevere una risposta. Ricorda che anche gli editori sono persone! Fanno molto più che leggere e-mail e assegnarti storie!
"A meno che non sia una storia attuale, a volte mi ci vogliono settimane per leggere le proposte, dato che le rivedo solo una volta al mese", dice Grechko. "Capisco che una proposta potrebbe già essere piazzata da qualche altra parte nel momento in cui ci arrivo. Se hai una pubblicazione da sogno in cui vorresti che il pezzo fosse pubblicato, proponila da solo e concedi almeno una settimana per rispondere. Se non lo fanno per allora, continua e menziona (gentilmente) che inizierai a proporlo ad altre pubblicazioni a meno che non ricevi una risposta."
In effetti, un breve e dolce follow-up sul thread contenente la tua proposta iniziale è l'unica opzione appropriata quando aspetti una risposta un editore - e francamente, un massimo di follow-up è sufficiente per valutare se l'editore sta prendendo in considerazione o meno la tua proposta o l'ha silenziosamente respinta Esso. Anche se quest'ultimo può sembrare fantasma, ricorda l'elevato volume di e-mail che gli editori ricevono quotidianamente. Provano come vogliono, non sempre riescono a rispondere a tutto.
Allora, cosa fare mentre aspetti una risposta? Semplice: fai un brainstorming su proposte ancora più forti, cerca sul web ulteriori contatti con l'editore e ricomincia il ciclo.
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