Titolo: Coordinatore ufficio e persone
La posizione riporta a: Presidente, Associato finanziario e risorse umane
Funzione di base: Per assistere il Presidente e l'Associato Finance & HR nella manutenzione dell'ufficio
Compiti essenziali:
- Rispondere e dirigere le telefonate in arrivo
- Allestimento e pulizia di tutte le riunioni in sala conferenze/showroom
- Aggiorna l'elenco dei media principali e i contatti commerciali nel database
- Aggiorna il mazzo delle capacità trimestralmente e l'elenco dei clienti secondo necessità
- Preparare documenti per nuovi affari, inclusi mazzi di capacità e proposte commerciali
- Gestire le operazioni d'ufficio (sia di persona che virtualmente), che include ma non è limitato a: organizzare il programma delle pulizie, ordinare forniture per ufficio, gestire le apparecchiature per ufficio (computer, stampanti, eccetera)
- Agire come punto di contatto per l'ufficio con la gestione dell'edificio e la pianificazione dei lavori quando necessario, come traslochi, elettricisti, fabbri, ecc.
- Ordina regali e fiori per editori e clienti
- Richieste commerciali in arrivo dirette tramite l'indirizzo e-mail generale del Gruppo Krupp
- Ricevi la posta dell'ufficio, ordina e distribuisci di conseguenza
- Coordina la posta elettronica, il telefono, la chiave dell'ufficio e lo spazio sulla scrivania per i nuovi dipendenti
- Richieste dirette di lavoro e stage in entrata
- Aggiorna vari documenti del Gruppo Krupp e mantieni l'organizzazione del server
- Collaborare con il team Krupp per mantenere il calendario degli eventi Krupp
- Preparare iPad e/o pacchetto aziendale per nuovi incontri di lavoro
- Assistere il presidente in varie attività quotidiane, tra cui viaggi, note spese, prenotazioni e altri vari doveri personali
- Gestire e programmare gli appuntamenti per il calendario del Presidente, comprese chiamate in conferenza, riunioni, pasti ed eventi con team interni ed esterni
- Aiuta il presidente e i team interni per la settimana della moda, gli eventi dei clienti, le anteprime stampa e altri progetti
- Ordina caffè e pasti per il presidente secondo necessità
- Invia e-mail quotidiane con link alle notizie
- Compilare, creare e inviare newsletter aziendali trimestrali
- Gestire e curare i contenuti per i canali social di KG
o Crea contenuti e gestisci KG Instagram
o Rinnovare LinkedIn di KG
- Supervisionare il programma di tirocinio
o Sviluppare ed eseguire la strategia e il processo di reclutamento dei tirocinanti dall'inizio alla fine, inclusi redazione di descrizioni, pubblicazione, ricerca di candidati, pianificazione, colloqui, estensione dell'offerta e onboarding
o Gestire tutta la comunicazione interna e coordinare le rispettive classi, eventi/workshop
o Fungere da punto di riferimento per gli stagisti per richieste generali e gestire questioni delicate, inclusi problemi di prestazioni e reclami in base alle necessità e intensificare se appropriato
- Collaborare con le risorse umane per sviluppare e gestire una varietà di iniziative culturali e di coinvolgimento per contribuire a promuovere un ambiente di lavoro positivo e produttivo
- Coordinare attività relative al team come team building, uscite di gruppo, iniziative di volontariato, compleanni e feste di vacanza
Titoli di studio
· Autentico interesse per la moda e le pubbliche relazioni
· Preferibili capacità di comunicazione e scrittura eccezionali
· Ottima conoscenza delle seguenti applicazioni software: Word, Excel, Powerpoint e Outlook
· Capacità di adattarsi rapidamente, assegnare priorità e lavorare su più progetti in tempi ridotti
· Organizzato e in grado di lavorare con una direzione minima e un alto livello di discrezione
· Preferibile esperienza con i social media e la suite Adobe
Per candidarsi: inviare il curriculum via e-mail a [email protected]