Image reproduite avec l'aimable autorisation de SHADES OF GREY
NUANCES DE GRIS, une société de production d'événements de mode et de photos, recrute un assistant de bureau à temps partiel basé dans son bureau de DUMBO Brooklyn, New York.
Il s'agit d'un poste à temps partiel à raison de 3 jours par semaine, et comprend la responsabilité d'aider aux opérations courantes de l'agence. Le poste impliquera un travail pratique avec le propriétaire de l'agence et lui rendra compte.
Les principales responsabilités du poste comprennent:
- Soutenir les opérations de l'agence dans un rôle administratif
- Superviser et maintenir les systèmes de classement du bureau, à la fois physiques et numériques, assurant la parité physique / numérique
- Superviser le courrier du bureau - entrant et sortant, impression des frais de port, articles FedEx au besoin
- Prendre en charge les projets internes de l'agence: mise à jour et maintenance des archives numériques du contenu de l'agence, des comptes de médias sociaux, de la newsletter, du site Web
- Interface entre le propriétaire de l'agence, le conseil juridique et financier au besoin
- Superviser les comptes de service réguliers de l'entreprise, y compris FedEx, Messenger, téléphone, Internet, etc.
- Tenir à jour la liste des fournitures de bureau et le nombre de fournitures de bureau, commander à nouveau au besoin
- Assistance administrative personnelle au propriétaire au besoin
Le candidat idéal pour ce poste possédera:
- Véritable passion pour l'organisation et la cohérence - plaisir à développer, adhérer, appliquer et améliorer continuellement les opérations normes (du protocole de nommage et d'archivage des fichiers au développement de modèles avec des systèmes de polices cohérents pour les étiquettes sur les dossiers dans le cabinet)
- Excellentes capacités de communication d'affaires formelles, à la fois verbales et écrites
- Jugement et éthique professionnels, ainsi que sens des affaires et discrétion
- Fortes capacités d'analyse et souci du détail obsessionnel - être capable d'identifier rapidement les informations clés, les divergences, les mises à jour et les différences dans un environnement d'informations à grand volume
- Aptitude extrême à distiller, organiser et présenter efficacement des informations - y compris la création de présentations, d'agendas, et des feuilles de calcul qui sont aussi efficaces pour communiquer des informations clés aux clients, fournisseurs et partenaires qu'elles sont belles
- Un œil pour la clarté et un design épuré et simple - quelqu'un qui est parfaitement conscient de l'apparence à travers tous les canaux de communication
- Véritable nativité numérique - repérez la différence entre un PDF de 100 Mo et 6 Mo, et sachez quand chacun est approprié
- Capacité à effectuer plusieurs tâches de manière rationnelle - maintenir plusieurs initiatives en cours d'une manière organisée qui peut être rapidement communiquée à l'équipe
- Capacité à hiérarchiser et à déléguer en fonction de l'immédiateté - évaluer la charge de travail actuelle et hiérarchiser en fonction sur votre connaissance contextuelle des échéances des clients, des échéances conjoncturelles et des priorités internes
- Capacité à tenir à jour votre superviseur et vos subordonnés directs de manière proactive
- Maîtrise totale de Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, y compris la mise en forme et les fonctionnalités avancées
- Maîtrise totale de Mac OS et iOS
- Maîtrise d'Adobe Creative Suite
- Baccalauréat avec expérience de travail et/ou de stage pertinente
La rémunération est fonction de l'expérience.
Un minimum de trois références professionnelles sont requises et seront contactées.
Veuillez soumettre votre CV PDF accompagné d'une brève description de votre intérêt et de votre expérience pertinente à [email protected], ligne d'objet "Assistante de bureau à temps partiel."
Pour plus d'informations, s'il vous plaît visitez www.shadesofgrey.co et suivez le travail de l'agence sur Instagram à @shadesofgreyco.