Linder New York est une entreprise de vêtements de luxe pour hommes située dans le Lower East Side et qui ouvre son premier magasin physique à Soho cet automne. Nous recherchons un administrateur de bureau à temps partiel qui apprécie un environnement de travail rapide/multifacette avec une expérience professionnelle antérieure et un intérêt à travailler pour une entreprise indépendante.
Objectif et portée: Aider aux fonctions administratives.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
• Gérer les appels téléphoniques et les messages entrants, répondre aux demandes d'informations de base et mettre à jour le calendrier sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle; y compris tous les rendez-vous, réunions et conférences téléphoniques.
• Gérer le calendrier, y compris la planification des réunions / rendez-vous (local, hors site, à l'étranger), en confirmant participants avant les réunions, en préparant les documents de réunion et en réservant l'espace/le soutien appropriés outils.
• Créez un itinéraire quotidien qui comprend les numéros de contrat, les lieux de réunion, etc. Assister aux réunions et prendre des notes au besoin.
• Créer des notes de service, des ordres du jour de réunion et des feuilles de calcul; tenir à jour l'organigramme.
• Enregistrez tous les congés, congés personnels et congés de maladie pour le service et coordonnez tous les préparatifs de voyage.
• Créer des rapports de dépenses pour les gestionnaires
• Responsable de la gestion et du codage général des factures.
• Gérer tous les colis de messagerie et de messagerie entrants et sortants pour l'ensemble du département. Regroupez les expéditions pour réduire les coûts.
• Aider aux projets spéciaux qui sont assignés tels que les reliures d'examen annuel, les manuels de processus et divers autres projets analytiques.
• Tâches administratives générales telles que l'impression, le classement, l'envoi, le suivi de l'utilisation des fournitures de bureau.
• Tâches générales de gestion de bureau telles que les dossiers de présence du service, la période de pointe des vacances / la couverture estivale calendrier, administration de la politique des employés et assistance aux installations (c. suivre.)
QUALIFICATIONS:
• Diplôme collégial préféré.
• Minimum 2 ans d'expérience en soutien administratif dans un environnement créatif/dynamique, de préférence au niveau exécutif.
• Maîtrise de Word et Excel: iWork
• Solides compétences en communication écrite et verbale; y compris, la capacité d'interagir avec les autres de manière professionnelle.
• Capable de s'adapter rapidement aux besoins changeants de l'entreprise.
• Établir des priorités, respecter les délais et assurer le suivi.
POSTULER: Soumettez votre profil en ligne via www. StyleCareers.com ou par courriel à Dillon à [email protected].