TITRE DU POSTE: Assistante Relations VIP
Département: Division VIP, Relations publiques
Non-exempté; À plein temps
Bollare Communications est à la recherche d'une personne très organisée et motivée pour un poste à temps plein dans notre bureau de New York, assistant notre département VIP dans diverses tâches administratives. Bollare est fier de travailler avec certaines des marques de mode les plus excitantes et innovantes de l'industrie, marques de beauté et de style de vie et nous abordons la représentation de notre espace de bureau dans ce même manière.
FONCTIONS ESSENTIELLES
- Propriété et maintenance de l'inventaire des échantillons pour les clients, y compris la documentation des produits reçus, émis et retournés. Coordonner et gérer les tâches impliquant un haut niveau d'organisation, une attention aux détails, la tenue de dossiers et l'exactitude. Cela comprend le téléphone (réponse) et la diffusion de messages au besoin.
- Sous la direction du superviseur, aider avec les demandes d'échantillons, les tirages de stylistes et les envois VIP, en identifiant le produit qui serait efficace. Suivez l'historique au fur et à mesure que les articles sont envoyés/reçus à divers stylistes et célébrités, y compris le retour en temps opportun (si prêté).
- Générez de manière proactive des e-mails préliminaires pour le rappel des échantillons, en utilisant des compétences de communication écrite efficaces. Démontrer une communication efficace avec le superviseur en cas d'escalade des problèmes.
- Facilitez et maintenez la documentation client, y compris les liens, les images, les connexions, les prix et les informations sur la marque.
- Aider le département VIP à maintenir un calendrier précis des événements clés de l'industrie pour les opportunités VIP et les lancements de clients.
- Coordonner avec d'autres fonctions administratives pour planifier et exécuter des tâches dans un ensemble de processus efficace et rationalisé; cela s'étend aux tâches de bureau au nom de l'ensemble de l'entité départementale.
- Organiser et entretenir les espaces communs du bureau et/ou les lieux des événements (le cas échéant) pour la propreté, la livraison/distribution des colis - les visiteurs du bureau et la satisfaction des participants sont au centre de l'attention.
- Maintenir et organiser la marchandise dans des emplacements de stockage appropriés pour assurer un niveau élevé d'intégrité et de présentation du produit.
- Protégez la confidentialité de tous les dossiers et processus commerciaux selon les directives du superviseur.
Bollare valorise le professionnalisme de ses collaborateurs. Les attributs et comportements suivants sont identifiés comme des exemples de ce que l'on attend d'un employé :
- Montrer une considération positive pour les autres dans les communications écrites, verbales et non verbales
- Travaillez efficacement avec vos collègues en pratiquant la ponctualité, la résolution collaborative de problèmes et une communication ouverte et honnête
- Agir avec intégrité, courtoisie et responsabilité même face au stress ou à des conditions de travail exigeantes
- Maintenir les compétences nécessaires et approuvées en rencontrant d'autres personnes dans le domaine de responsabilité, en lisant des documents liés au travail et en suivant une formation pré-approuvée
- Habillez-vous de manière appropriée pour un lieu de travail avec des interactions fréquentes avec les clients
- Respecter les normes de confidentialité et de sécurité. Maintenir les zones de travail de manière propre et ordonnée
QUALIFICATIONS
- OBLIGATOIRE: Diplôme d'études secondaires et équivalent d'études supérieures ou une ou plusieurs années de stagiaire en relations publiques expérience, dont la combinaison d'expérience et de formation démontre des connaissances dans des domaines spécialisés pour effectuer le devoirs ci-dessus. Une capacité à travailler de manière indépendante pour respecter les délais, un penseur proactif, une bonne connaissance de la culture pop, des compétences organisationnelles démontrées avec une attention aux détails et un travail précis.
- PRÉFÉRÉ: Diplôme d'associé.
EXIGENCES PHYSIQUES
- Effort physique minimum. Dans l'exercice des fonctions de ce poste, l'employé doit fréquemment s'asseoir, communiquer, atteindre et manipuler des objets. Le poste nécessite de la mobilité. Les tâches consistent à déplacer des matériaux jusqu'à 10 livres sur une base régulière et jusqu'à 25 livres sur une base occasionnelle. La dextérité manuelle et la coordination sont requises pendant plus de 70 % de la période de travail lors de l'utilisation d'équipements tels qu'un clavier d'ordinateur, une souris, une calculatrice et des machines similaires.
LES CONDITIONS DE TRAVAIL
- Conditions de travail habituelles au bureau. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est typique de la plupart des environnements de bureau. Des heures occasionnelles tôt le matin et le soir sont nécessaires pour permettre la participation aux heures de bureau prolongées ou pour soutenir des événements externes.
RESPONSABILITÉ DE SURVEILLANCE
- Rien
SUPERVISION REÇUE
- Travaille sous la supervision directe du directeur associé.
- La description ci-dessus couvre les tâches les plus importantes exécutées, mais n'inclut pas d'autres travaux occasionnels connexes.
Pour postuler: veuillez envoyer votre curriculum vitae à [email protected], ligne d'objet Assistante Relations VIP.