TITRE: Assistante aux opérations de bureau
LE NIVEAU D'EMPLOI: Associé
RAPPORTS À: AVP, Opérations
SITUÉ: New York
APERÇU DU POSTE: Ce poste est chargé d'établir une atmosphère amicale, accueillante et professionnelle dans notre siège social Flatiron/Nomad pour tous les clients, visiteurs et employés. Cette personne doit être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois afin de pouvoir gérer avec précision les responsabilités des opérations de bureau au jour le jour tout en gérant les tâches d'accueil à la réception. L'assistant aux opérations de bureau est une personne polie, flexible, organisée, autonome, passionnée par ce que nous faisons et désireuse d'apprendre et de contribuer à PCI’s Vision, « Inspirer nos clients à travers les innovations en matière de beauté et le récit du luxe. » Comme pour tous les postes chez ICP, ce rôle est responsable de promouvoir et maintenir la culture d'entreprise intrinsèque qui favorise les valeurs fondamentales de l'entreprise: transparence, reconnaissance, responsabilité et La communication.
Responsabilités principales :
- Accueillir les visiteurs (invités, clients, vendeurs, livraisons) et les aider à répondre à leurs besoins, y compris offrir des rafraîchissements, aider à ranger les manteaux/effets personnels et fournir des directives
- Fournir des informations de manière professionnelle et positive au visiteur ou à l'appelant, notamment en répondant rapidement et avec courtoisie aux appels et aux e-mails
- Commandez, suivez, organisez et réapprovisionnez les fournitures de bureau et de garde-manger
- Collaborer entre les départements pour fournir un soutien pour les réunions, y compris la commande de nourriture, la coordination des plans de voyage, la création d'itinéraires et la réalisation de réservations
- Aider les cadres à gérer les préparatifs de voyage et à effectuer les rapprochements de dépenses
- Recevez le courrier entrant et les colis de messagerie tout en informant en temps opportun les membres de l'équipe de New York des visiteurs, des livraisons et des colis
- Maintenir un espace de travail représentatif de notre marque de luxe et un beau bureau ouvert, notamment en gardant les bureaux communs propres, ordonnés et organisés
- Communicateur principal auprès de la direction de l'immeuble ou des entrepreneurs externes pour résoudre tout problème urgent d'installations de bureau et/ou de maintenance régulière
- Arrosez les plantes de bureau chaque semaine
- Acteur clé dans l'organisation d'événements de bureau réguliers pour soutenir la culture de bureau invitante
Pour être éligible à ce poste, le candidat préféré devra avoir :
- Diplôme collégial préféré
- Plus d'un an d'expérience pertinente en bureau ou en administration, y compris une expérience de stage
- Compétences exceptionnelles en service à la clientèle, notamment en utilisant une approche positive, amicale et ouverte avec tous les contacts
- Attention supérieure aux détails et au suivi
- Compétences organisationnelles exceptionnelles et antécédents éprouvés d'exécution de tâches
- Solides compétences en communication verbale et écrite, y compris la rédaction de correspondance commerciale
- Capacité à établir des relations, y compris à interagir avec tous les niveaux d'associés internes et externes
- Flexibilité et initiative - un esprit d'équipe qui est également débrouillard et capable de travailler de manière autonome
- Une manière polie et professionnelle conforme à la culture et aux valeurs ICP
- Compétences en résolution de problèmes et maintien de son calme si les choses ne se passent pas bien
- Compétences en gestion stratégique du temps, être fiable et rapide
La rémunération comprend un salaire compétitif, une assurance maladie subventionnée, une assurance vie/ILD parrainée par l'entreprise assurance, plan d'épargne 401K avec correspondance, calendrier de prise de force généreux, développement professionnel et plus encore.
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur curriculum vitae à [email protected] avec le sujet. ligne: "OOA – Candidature”
Des informations supplémentaires peuvent être trouvées sur https://www.icperfumes.com/work-with-us/