Photo: Sarah Flint
Sarah Flint est à la recherche d'un(e) candidat(e) enthousiaste et hautement organisé(e) pour se joindre à notre équipe en pleine croissance en tant qu'adjointe exécutive et gestionnaire de bureau. Ce poste exige une attention méticuleuse aux détails, des capacités de résolution de problèmes et de l'autogestion. Vous soutiendrez la PDG et serez responsable du maintien de son emploi du temps, des réservations de voyages et des tâches administratives quotidiennes. Vous serez également responsable des opérations quotidiennes de tous les services de bureau. Vous agirez en tant que point de contact pour les employés de Sarah Flint, le premier membre de l'équipe à accueillir nos invités et la liaison pour nos fournisseurs de bureau. Vous veillerez à ce que la marque Sarah Flint soit bien représentée dans toutes vos interactions, tant en interne qu'en externe.
Responsabilités:
- Gérer le calendrier et l'emploi du temps du PDG
- Réservation de voyages nationaux et internationaux, création d'itinéraires pour chaque voyage et s'assurer que les parties appropriées sont informées du calendrier
- Assurez-vous que le PDG a toutes les tâches cochées - des réponses aux e-mails aux Glamsquads en cours de réservation
- Diverses tâches administratives et personnelles pour le PDG selon les besoins
- Travailler en étroite collaboration avec le chef des opérations pour s'assurer que le bureau fonctionne toujours bien
- Maintenir l'esthétique et l'organisation du bureau, y compris l'entretien de la salle d'exposition, des salles de réunion, du placard à fournitures, du garde-manger et de la zone de réception. Toutes les pièces doivent susciter Ooh et Aah une fois entré.
- Aider à l'intégration des nouveaux employés (c'est-à-dire commander des ordinateurs, configurer divers comptes, configurer de nouveaux bureaux, etc.)
- Maintenir les relations avec les fournisseurs pour tous les équipements et fournitures de bureau, et s'assurer que toutes les fournitures sont entièrement approvisionnés (c'est-à-dire imprimante, service téléphonique, service Internet, service de nettoyage, garde-manger, etc.)
Qualifications professionnelles:
- Minimum 2 ans d'expérience en AE ou en administration
- Une incroyable capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et de solides compétences en gestion du temps
- Orienté détail vers une faute - triple vérifie tout et ne laisse jamais une question sans réponse. Les gens sont toujours impressionnés par votre liste de choses à faire!
- La capacité de prévoir les besoins du PDG, vous avez donc toujours deux longueurs d'avance
- Du bon sens et une attitude positive, aucune tâche n'est trop petite
- Un as de MS Office, Google Suite et la possibilité d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes
- Vous êtes un caméléon humain, vous êtes capable de vous adapter à n'importe quelle situation, de vous connecter et de communiquer clairement avec tout le monde, de notre livreur FedEx quotidien à un PDG puissant.
- Doit aimer les cookies aux pépites de chocolat
E-mail [email protected] avec CV et lettre de motivation