La Fondation du Parfum est une organisation de l'industrie dédiée à servir ses entreprises membres en tant que ressource pour l'expertise, l'innovation et l'éducation de l'industrie. Passionnément dévoué à accroître la sensibilisation et l'appréciation du parfum sous toutes ses formes. Nous recherchons un Coordonnateur pour se joindre à notre équipe soudée.
Principales responsabilités:
Bureau
- Répondre aux téléphones et acheminer les appels
- Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau en déterminant les niveaux d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; passer des commandes de fournitures et vérifier la réception des fournitures
- Assurer le fonctionnement des équipements de bureau et dépanner les dysfonctionnements; appeler pour réparation
- Aider à la mise à jour et à la maintenance des sites Web et des médias sociaux
- Traiter les demandes des clients
- Recherche et vérification des faits pour les membres et les nouvelles liées à l'industrie
- Gérer le calendrier du président en planifiant et en programmant des réunions, des conférences, des conférences téléphoniques et des voyages (au besoin)
- Gardez une trace des reçus et gérez les dépenses de la Fondation avec Bookkeeper
- Transcrire, formater, saisir, éditer, récupérer, copier et transmettre du texte, des données et des graphiques
- Maintenir les systèmes de classement
Événements
Planification et production d'événements
- Recueillir agressivement des informations sur chaque projet pour réaliser des productions événementielles de qualité
- Mener des recherches, visiter des sites et trouver des ressources pour aider le personnel à prendre des décisions sur les possibilités d'événements
- Aider à la gestion de la production sur place et nettoyer pour les événements si nécessaire
- Préparez des badges, du matériel, des cahiers, des paquets, des sacs-cadeaux, des listes d'inscription, des cartes de sièges, etc.
- Clôturer tous les événements au besoin
Gestion de l'événement :
- Aider à la préparation des budgets et fournir des rapports d'avancement périodiques aux directeurs du personnel pour chaque projet d'événement
- Gardez une trace des finances de l'événement, y compris les demandes de chèques, la facturation et les rapports
- Coordonner les rendez-vous et les visites pour voir notre espace, et la programmation des événements sur le calendrier
- Préparer et modifier les contrats d'événement sur demande
- Créer et gérer les processus d'inscription et les reçus
- Collaborer avec les membres de l'équipe sur l'image de marque, la logistique et d'autres détails
- Organiser la liste des invités et suivre les RSVP
- Accueil, accueil et orientation des invités sur place
Qualifications:
- Excellentes compétences en communication, y compris l'écriture, la relecture et l'expression orale
- Capacité à gérer plusieurs projets et affectations de travail à partir d'une variété de membres du personnel
- Excellentes compétences interpersonnelles tant en personne qu'au téléphone, avec un grand professionnalisme
- Capacité à réaliser des projets avec peu de supervision
- Éthique de service client fantastique et attentes élevées en matière de qualité
- Baccalauréat préféré; une expérience professionnelle significative peut remplacer le diplôme
- Au moins 1 an d'expérience en gestion administrative de bureau
- Au moins 1 an d'expérience dans la coordination d'événements spéciaux
- Maîtrise de l'iMac, de l'iPad et de l'iPhone en utilisant les dernières versions de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access et des publipostages; courriels et recherches sur le Web
Postuler: Envoyer CV et lettre de motivation à [email protected]
Date limite: Vendredi 20 novembre 2015