Titre: Assistante de compte, RP et VIP
Le poste relève de : JR Account Executive, RP et Account Executive, VIP NYC
Fonction basique: Assister les équipes de relations publiques et VIP dans l'exécution, la coordination et la facilitation quotidiennes des demandes éditoriales et de célébrités pour des comptes désignés, en mettant l'accent sur les bijoux.
Tâches essentielles de relations publiques, axées sur les bijoux :
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Gérer la logistique dans l'exécution des demandes d'échantillons éditoriaux
* Informer le responsable de compte de tout retour en retard
- Récupérer toutes les lettres de responsabilité/assurance pour chaque demande d'échantillon
- Compilation de toutes les fiches de prêt avec les informations pertinentes
- Emballez tous les bijoux de manière appropriée à temps pour le ramassage
- Inventaire régulier du trafic
* Enregistrement des retours d'échantillons en temps opportun
* Communiquer avec les assistants de rédaction de diverses publications sur des exemples de retours - Faciliter les vérifications de crédit
- Obtenir et/ou confirmer les informations correctes de chaque client au besoin
- Saisie des détails de la vérification de crédit dans un rapport de presse afin de suivre les placements à venir
- Informer les clients de toute mise à jour des crédits au fur et à mesure des changements - Enregistrer et suivre la presse
- Suivi des échéances presse en début de chaque mois
- Détourage et numérisation de chaque placement pour envoyer au client dans les délais
- Informer chaque client de toute coupure de crédit ou modification du contenu programmé au besoin
- Organiser la distribution des envois de lookbook saisonniers et/ou de produits cadeaux
- Créez des tendances hebdomadaires et des alertes médiatiques lorsque cela est pertinent
Tâches VIP essentielles :
- Facilitez les demandes et les retours de célébrités
- Toutes les demandes doivent être pré-approuvées en fonction des listes VIP approuvées ou des demandes des clients
- Rédaction des demandes d'échantillons et enregistrement des retours d'échantillons
- Tenir à jour les antécédents et rappeler les échantillons en suspens deux fois par semaine et informer le superviseur de tout prêt ou problème en retard - Coordonner les initiatives hebdomadaires de cadeaux de célébrités
- Rechercher des images de célébrités de manière continue et fréquente
- Aider à envoyer des alertes médiatiques VIP et suivre le placement de la presse après la distribution du communiqué
- Consultez les magazines hebdomadaires pour tous les placements VIP, partagez avec l'équipe VIP les engagements de célébrités, les naissances et les grossesses
- Envoyez des explosions médiatiques pour sécuriser le ramassage VIP
- Créditer de manière réactive les placements éditoriaux en ligne VIP
- Clippez les emplacements sécurisés et envoyez-les aux contacts clients appropriés chaque jour - Mettre à jour et maintenir des listes pour la référence des célébrités
- Mettre à jour la liste des stylistes et des médias, et le GPS de la mode
Tâches primordiales :
- Tenir quotidiennement les registres d'inventaire et organiser des mises à jour d'inventaire périodiques avec les clients lorsque les commentaires sont pertinents
- Exécuter et superviser les expéditions
- Emballage des envois de manière à protéger l'article expédié tout en respectant le protocole d'assurance
- Organiser les expéditions pour le compte de nos clients afin d'accueillir et de maximiser les opportunités médiatiques et VIP fructueuses
- Planification des expéditions avec les clients lors de l'échange des stocks au besoin
- Suivi de tous les colis qui entrent au bureau ou sont envoyés hors du bureau - Coordonner les remerciements appropriés aux éditeurs, stylistes, publicistes et autres
- Aider à la compilation des rapports clients et des mises à jour d'activité
- Superviser et déléguer la responsabilité aux stagiaires en bijouterie
Qualifications:
- Au moins 1 an d'expérience dans les relations publiques de la mode (stages ou expérience de travail à temps plein)
- Licence
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles ainsi qu'une attitude positive et un esprit d'équipe
- Souci du détail et sens de l'organisation remarquables
- Capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser la gestion de plusieurs clients et leurs besoins administratifs
- Mentalité avant-gardiste et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive
- Maîtrise de MS Word, Excel et Outlook et familiarité avec Fashion GPS, Cision et Muck Rack
Candidats intéressés, veuillez soumettre votre curriculum vitae en PDF à [email protected], ligne d'objet Assistante de compte, RP + VIP.