SUCCARRA etsii Executive Assistantia/toimistopäällikköä New Yorkin toimistoomme. Tämä henkilö työskentelee suoraan johtajien kanssa monenlaisissa tärkeissä suunnittelu-, matka-, aikataulu-, toimisto-, tilinhallinta- ja asiakassuhteissa. Tämä on haastava ja jännittävä työtehtävä, joka edellyttää poikkeuksellista organisointi-, kommunikointi- ja ongelmanratkaisukykyä. Etsimme henkilöä, joka on tehokas ja proaktiivinen, jolla on poikkeuksellinen maku ja akuutti harkintakyky.
Tärkeimmät toiminnot, Executive Assistant:
- Suorita monimutkaisia korkean tason hallinnollisia tehtäviä
- Hänelle on uskottu erittäin luottamuksellisia/arkaluonteisia tietoja
- Ennakoi johtajan ja asiakkaan tarpeet ja määritä tarvittavat toimenpiteet/resurssit
- Harjoittele itsenäistä harkintaa ja käytä edistyneitä päättelykykyjä. Odotettavissa on laajaa luovuutta ja liikkumavaraa
- Kommunikoi tehokkaasti sekä suullisesti että kirjallisesti
- Luo päivittäinen Executive-matkasuunnitelma, joka sisältää yhteysnumerot, kokousten esityslistat ja muut kirjeenvaihdot
- Hallitse ja valvo toimiston tapahtumia ja valokuvauksia. Sisältää koordinoinnin rakennuksen, myyjän ja asiakkaan kanssa, jotta kaikki osat ovat linjassa
- Suorita erilaisia hallinnollisia tehtäviä, kuten hakemistojen päivittäminen, faksaus, kopiointi, pakettien lähettäminen/postitus tai kirjeenvaihdot ja tarvittaessa seuranta, oikoluku, arkistointi, tarvikkeiden tilaaminen ja koko yrityksen johtaminen kalentereita
- Työskentele tarvittaessa lisätehtävissä
- Hoida kaikki asiakassuhteet, myyntisaamiset ja velat.
- Hallitse asiakaspalvelutilien hallintaa myyntitiimien kanssa eri puolilla maata.
Perustehtävät, toimistopäällikkö-vastaanottovirkailija
- Vastaa puhelimeen ja ohjaa soittajat sopivalle työntekijälle
- Vastaanota saapuvat päivittäiset toimitukset
- Tervehdi saapuvia vieraita
- Pidä esittelytilojen ja kokoustilojen kalentereita yllä
- Suorita viikoittainen esittely- ja kokoustilojen huolto sekä ennen ja jälkeen mahdollisia ulkoisia kokouksia
- Osta ja järjestä kukkia toimistoon ja esittelytilaan tarvittaessa
- Ota yhteyttä kiinteistönhuoltoon toimistohuoltoasioissa
- Pidä näytealue puhtaana, järjestäytyneenä ja täynnä
- Huolla toimistotulostimia
- Tarkkaile ja tilaa toimistotarvikkeita
- Kommunikoi ajoittain päämajan ilmoituksista
Pätevyydet:
- Erittäin kekseliäs ja joustava asenteella, joka viihtyy nopeatempoisessa ympäristössä
- Kykyä työskennellä rauhallisesti paineen alla ja noudattaa tiukkoja määräaikoja
- Vahva huomio yksityiskohtiin ja kyky priorisoida moniajoympäristössä
- Kykyä ottamaan suuntaa hyvin, mutta myös kykyä toimia ennakoivasti ja ohjata itseään
- Edistyneet ongelmanratkaisutaidot, jotka osoittavat hyvää harkintakykyä
- Korkea ammattitaito ja rehellisyys
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
- Mieluiten muotipohjaisesta korkeakouluohjelmasta valmistunut
- Quickbooks-, Fashion GPS-, JOOR-, Excel-ohjelmien tuntemus katsotaan eduksi
Hakeaksesi lähetä ansioluettelosi Nashille osoitteessa [email protected], otsikkorivi Toiminnanjohtaja / Toimistopäällikkö.