Título: Asistente de oficina, LA
Posición reporta a: Gerente, LA y ejecutivo de cuentas, LA
Función básica: Ayudar al equipo de Los Ángeles en el mantenimiento de la oficina, así como al equipo VIP bi-costero, a coordinar y facilitar las solicitudes e iniciativas de celebridades para clientes selectos.
Deberes esenciales:
Coordinación VIP
- Facilitar las solicitudes y devoluciones de celebridades
o Salude al estilista y ayúdelo a tirar
- Todas las solicitudes deben ser aprobadas previamente para que sepa qué marcas ofrecer.
o Solicitudes de muestra de redacción y devoluciones de muestra de check-in
o Mantener un historial e informar a los jefes de cualquier préstamo vencido - Gestione todas las necesidades de inventario y envío
- Gestione todas las devoluciones y el formulario de préstamo reserve todas las noches
- Manejar la logística de Los Ángeles para la sala de exposiciones
o Actualizar y mantener listas para referencia de celebridades
o Actualizar la lista de chismes para todas las explosiones de celebridades de KG
o Actualizar listas de estilistas y celebridades
o Actualizar listas de explosiones de GPS y medios - Apoye al equipo VIP y supervise a los pasantes en la coordinación de los obsequios semanales de celebridades
- Mantenga y comparta el calendario de todas las apariciones en prensa, próximas películas, festivales y eventos de alfombra roja en las reuniones semanales del personal.
- Fortalecer las relaciones con estilistas y otras celebridades influyentes.
Coordinación de la oficina general
- Contestar telefono
- Reciba correo, organice las facturas para enviarlas a Finanzas
- Gestionar pasantes de LA
- Etiquete y vuelva a etiquetar todas las pegatinas de GPS de moda
- Coordinar todos los envíos y mensajeros
- Supervise la apariencia de la sala de exposición a diario, incluido el cambio de perchas, organización de estantes, reabastecimiento de la pared de mezclilla, enderezar zapatos y embragues, etc. con la ayuda de pasantes y del equipo de Los Ángeles
- Asegúrese de que las reuniones y citas en la oficina de Los Ángeles se reciban adecuadamente y luego se limpien
- Ordene la cocina / los gabinetes y asegúrese de que el refrigerador esté equipado con bebidas y bocadillos para los invitados (mango, almendras, chocolate amargo)
- Ordene suministros de oficina y verifíquelos diariamente / semanalmente para asegurarse de que tengamos ganchos, papel, tóner, papel higiénico, etc.
- Ayudar con diversas tareas diarias, incluidos viajes, informes de gastos, calendario, reservas y otras tareas personales diversas
- Actualizar los contactos comerciales y de estilistas en la base de datos
- Actualizar la lista maestra de medios
- Coordine un regalo de cumpleaños para cada empleado (a medida que crezca, se convertirá en mensual) y haga circular una tarjeta para que todos la firmen.
- Coordinar los premios de la temporada de premios o las salidas de la empresa.
- Ordene café y comidas según sea necesario
Calificaciones
- Al menos 1 año de experiencia, o pasantías, en relaciones públicas en la industria de la moda, específicamente en vestuario VIP.
- Se prefiere una licenciatura
- Excelentes habilidades de escritura y comunicación.
- Capacidad para gestionar varios clientes y sus necesidades.
- Competente en MS Word, Excel y Outlook
- Se prefiere estar familiarizado con Fashion GPS, Celebrity Intelligence e IDS
Los currículums y cartas de presentación en PDF se envían por correo electrónico a [email protected].