Τίτλος: Συντονιστής Γραφείου & Ανθρώπων
Αναφορές θέσης σε: Πρόεδρος, Διευθυντής Οικονομικών και Λειτουργιών
Βασική λειτουργία: Να βοηθά τον Πρόεδρο και τον Διευθυντή Οικονομικών και Λειτουργιών στη συντήρηση του γραφείου
Βασικά καθήκοντα:
- Απαντήστε και κατευθύνετε τις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις
- Ρύθμιση και καθαρισμός για όλες τις συναντήσεις σε αίθουσα συνεδριάσεων/εκθεσιακούς χώρους
- Ενημερώστε την κύρια λίστα πολυμέσων και τις επαγγελματικές επαφές στη βάση δεδομένων
- Ενημερώστε τις δυνατότητες του καταστρώματος ανά τρίμηνο και τον κατάλογο πελατών, όπως απαιτείται
- Προετοιμάστε έγγραφα για νέες επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων καταστρωμάτων ικανοτήτων και επιχειρηματικών προτάσεων
- Διαχείριση εργασιών γραφείου (προσωπικά και εικονικά), η οποία περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε: οργάνωση του προγράμματος καθαριότητας, παραγγελία ειδών γραφείου, διαχείριση εξοπλισμού γραφείου (υπολογιστές, εκτυπωτές κ.λπ.)
- Λειτουργήστε ως σημείο επαφής για το γραφείο με τη διαχείριση κτιρίων και τον προγραμματισμό εργασιών όταν χρειάζεται, όπως μεταφορείς, ηλεκτρολόγους, κλειδαράδες κ.λπ.
- Παραγγείλετε δώρα και λουλούδια για συντάκτες και πελάτες
- Απευθείας εισερχόμενες επιχειρηματικές ερωτήσεις μέσω της γενικής διεύθυνσης email του Ομίλου Krupp
- Λάβετε αλληλογραφία γραφείου, ταξινομήστε και λιποθυμήστε ανάλογα
- Συντονίστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το τηλέφωνο, το κλειδί γραφείου και τον χώρο γραφείου που έχει δημιουργηθεί για νέους υπαλλήλους
- Άμεσες εισερχόμενες ερωτήσεις εργασίας και πρακτικής άσκησης
- Ενημερώστε διάφορα έγγραφα του Ομίλου Krupp και διατηρήστε την οργάνωση διακομιστή
- Συνεργαστείτε με την ομάδα Krupp για να διατηρήσετε το ημερολόγιο εκδηλώσεων Krupp
- Προετοιμάστε iPad ή/και εταιρικό πακέτο για νέες επαγγελματικές συναντήσεις
- Βοηθήστε τον Πρόεδρο με διάφορες καθημερινές εργασίες, όπως ταξίδια, αναφορά εξόδων, κρατήσεις και άλλα διάφορα προσωπικά καθήκοντα
- Χειριστείτε και προγραμματίστε ραντεβού για το ημερολόγιο του Προέδρου, συμπεριλαμβανομένων κλήσεων διασκέψεων, συσκέψεων, γευμάτων και εκδηλώσεων με εσωτερικές και εξωτερικές ομάδες
- Βοηθήστε τον Πρόεδρο και τις εσωτερικές ομάδες για την εβδομάδα μόδας, εκδηλώσεις πελατών, προεπισκοπήσεις τύπου και άλλα έργα
- Παραγγείλετε καφέ και γεύματα για τον Πρόεδρο όπως χρειάζεται
- Στείλτε καθημερινά email με συνδέσμους ειδήσεων
- Συγκεντρώστε, δημιουργήστε και στείλτε τριμηνιαία εταιρικά ενημερωτικά δελτία
- Διαχειριστείτε και επιμεληθείτε περιεχόμενο για τα κοινωνικά κανάλια της KG
o Δημιουργήστε περιεχόμενο και διαχειριστείτε το KG Instagram
o Ανανέωσε το LinkedIn της KG - Επιβλέπει το πρόγραμμα πρακτικής άσκησης
o Ανάπτυξη και εκτέλεση στρατηγικής και διαδικασίας πρόσληψης ασκουμένων από την αρχή μέχρι το τέλος, συμπεριλαμβανομένης της σύνταξης περιγραφών, της απόσπασης, της προμήθειας αιτούντων, του προγραμματισμού, των συνεντεύξεων, της επέκτασης προσφοράς και της ενσωμάτωσης
o Διαχειριστείτε όλη την επικοινωνία των ασκουμένων και συντονίστε αντίστοιχες τάξεις, εκδηλώσεις/εργαστήρια
o Εξυπηρετεί ως το σημείο για τους ασκούμενους για γενικές έρευνες, καθώς και για τη διαχείριση ευαίσθητων θεμάτων, συμπεριλαμβανομένων των θεμάτων απόδοσης και των καταγγελιών, ανάλογα με τις ανάγκες και κλιμακώνεται ανάλογα με την περίπτωση - Συνεργαστείτε με το HR για την ανάπτυξη και τη διαχείριση μιας ποικιλίας πρωτοβουλιών κουλτούρας και δέσμευσης που θα βοηθήσουν στην προώθηση ενός θετικού και παραγωγικού εργασιακού περιβάλλοντος
- Συντονίστε δραστηριότητες που σχετίζονται με την ομάδα, όπως δημιουργία ομάδας, ομαδικές εκδρομές, πρωτοβουλίες εθελοντισμού, γενέθλια και γιορτές
Προσόντα
- Γνήσιο ενδιαφέρον για τη μόδα και τις δημόσιες σχέσεις
- Προτιμάται εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και γραφής
- Καλή γνώση των ακόλουθων εφαρμογών λογισμικού: Word, Excel, Powerpoint και Outlook
- Ικανότητα γρήγορης προσαρμογής, ιεράρχησης προτεραιοτήτων και εργασίας σε πολλαπλά έργα σε συμπυκνωμένα χρονικά πλαίσια
- Οργανωμένη και ικανή να εργάζεται με ελάχιστη κατεύθυνση και υψηλό επίπεδο διακριτικότητας
- Προτιμάται η εμπειρία των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και της σουίτας Adobe
Για να κάνετε αίτηση: Στείλτε τα βιογραφικά σας και τις συνοδευτικές επιστολές σας σε PDF στο [email protected], γραμμή θέματος Συντονιστής Γραφείου & Ανθρώπων.