Berichtet an: Vorstandsvorsitzender/Präsident
Einstufung: Gehaltsposition – Vollzeit; Befreit
Jobübersicht: Die Position wird den CEO des Unternehmens unterstützen, indem er die täglichen Aktivitäten leitet, Kalender pflegt und spezielle Projekte verwaltet. Dies ist eine großartige Gelegenheit für eine erfahrene Assistentin der Geschäftsführung mit ausgezeichneter Initiative, Teil eines schnelllebigen Teams zu sein. Die Rolle erfordert einwandfreie Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben geschickt und zeitnah zu priorisieren und zu erledigen.
Wesentliche Jobfunktionen:
• Initiieren, organisieren und implementieren Sie Systeme und Verfahren zur effizienten Verwaltung von Verwaltungsvorgängen
• Aktivitäten (Meetings, Präsentationen usw.) über mehrere Teams hinweg koordinieren
• Kalenderverwaltung, Budgets, Organisation von Telefonkonferenzen und Besprechungen, Zusammenstellung und Verteilung von Informationen an Mitarbeiter des Unternehmens und externe Kontakte
• Verwalten Sie Aspekte des Büros und Ausstellungsraums, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Probenhandel, Markttermine und gelegentliche Interaktionen mit Anbietern
• Pflegen Sie das Erscheinungsbild des Büros und des Ausstellungsraums bei allen Meetings
• Pflegen Sie wöchentliche Berichte und Budgets gemäß den Anweisungen des CEO und verteilen Sie sie an die relevanten Teammitglieder
• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben einschließlich Postverteilung, Archivierung, Beantwortung von Telefonanrufen, Aktualisierung interner Kontaktlisten und Auffüllung von Büromaterialien
• Daten/Informationen aus den jeweiligen Abteilungen zusammenstellen und interpretieren
• Reagieren Sie auf alle Redaktions- und Stylistenanfragen von PR- und Verkaufsteams
• Musterbestand und -archiv verwalten und alle Ausleihen akribisch erfassen
• Besitzen Sie den Marketingkalender und verwalten Sie die rechtzeitige Veröffentlichung von Social Posts und Newslettern
• Unterstützen Sie das Team bei der Erstellung von Social- und Werbeinhalten und erstellen Sie relevante kreative Forschungs- und Kunstlayouts
• Engagieren Sie sich mit dem Team bei verschiedenen Marketingaktivitäten wie Events und Content-Shootings und spielen Sie eine organisatorische praktische Rolle in Vor- und Nachbearbeitungsprozessen
• Überwachen Sie den Online-Shop und verwalten Sie direkte E-Commerce-Fulfillment- und Kundendienstanfragen
• Sammeln und verteilen Sie saisonale Bild- und Produktdetail-Assets an Großhandelspartner
• Bereiten Sie Marktmaterialien wie Linesheets, Musterbücher und das Online-Käuferportal vor
• Unterstützung des Verkaufsteams mit wöchentlichem Verkauf und Berichterstattung
• Bewahren Sie die Vertraulichkeit aller Unternehmens-, Rechts-, Personal- und Finanzangelegenheiten und behandeln Sie vertrauliche Materialien für den CEO mit äußerster Sorgfalt und Diskretion
• Bieten Sie bei Bedarf administrative Unterstützung für die direkt unterstellten Mitarbeiter und das Team des CEO
• Nehmen Sie wie zugewiesen an speziellen Projekten teil
Fähigkeiten & Qualifikationen:
• Detailorientiert und hochgradig organisiert
• starkes Gefühl der Dringlichkeit; starke Priorisierungs- und Follow-up-Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Muss über außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen
• Muss bei allen Aufgaben proaktiv und einfallsreich sein
• Starke Kenntnisse in Excel, Word & PowerPoint sind ein Muss
• Starke Kenntnisse der Adobe Suite sind ein Muss
• Erfahrung als Assistentin der Geschäftsleitung und in der Designermodebranche wird bevorzugt
Bewerbung: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf an [email protected], Betreffzeile Executive Assistant, Sales & Marketing Coordinator.
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@marinamoscone