Titel: Büro- und Personalkoordinator
Positionsberichte an: Präsident, Manager für Finanzen und Betrieb
Grundfunktion: Unterstützung des Präsidenten und Managers für Finanzen und Betrieb bei der Bürowartung
Wesentliche Aufgaben:
- Beantworten und leiten Sie eingehende Anrufe weiter
- Aufbau und Aufräumarbeiten für alle Meetings im Konferenzraum/Showrooms
- Aktualisieren Sie die Master-Medienliste und die Geschäftskontakte in der Datenbank
- Aktualisieren Sie das Fähigkeitendeck vierteljährlich und die Kundenliste nach Bedarf
- Bereiten Sie Dokumente für neue Geschäfte vor, einschließlich Fähigkeitendecks und Geschäftsvorschlägen
- Verwaltung des Bürobetriebs (sowohl persönlich als auch virtuell), einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Organisation des Reinigungsplans, Bestellung von Büromaterial, Verwaltung der Büroausstattung (Computer, Drucker, etc)
- Als Ansprechpartner für das Büro mit Gebäudemanagement fungieren und bei Bedarf Arbeiten planen, wie z. B. Umzugsunternehmen, Elektriker, Schlosser usw
- Geschenke und Blumen für Redakteure und Kunden bestellen
- Direkte eingehende Geschäftsanfragen über die allgemeine E-Mail-Adresse des Krupp-Konzerns
- Büropost empfangen, sortieren und entsprechend verteilen
- Koordinieren Sie die Einrichtung von E-Mail, Telefon, Büroschlüssel und Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter
- Direkt eingehende Stellen- und Praktikumsanfragen
- Aktualisieren Sie verschiedene Dokumente der Krupp-Gruppe und pflegen Sie die Serverorganisation
- Arbeiten Sie mit dem Krupp-Team zusammen, um den Krupp-Veranstaltungskalender zu pflegen
- Bereiten Sie iPads und/oder Firmenpakete für neue Geschäftstreffen vor
- Unterstützung des Präsidenten bei verschiedenen täglichen Aufgaben, einschließlich Reisen, Spesenabrechnung, Reservierungen und anderen persönlichen Aufgaben
- Verwalten und planen Sie Termine für den Kalender des Präsidenten, einschließlich Telefonkonferenzen, Besprechungen, Mahlzeiten und Veranstaltungen mit internen und externen Teams
- Helfen Sie dem Präsidenten und internen Teams bei der Modewoche, Kundenveranstaltungen, Pressevorschauen und anderen Projekten
- Bestellen Sie nach Bedarf Kaffee und Mahlzeiten für den Präsidenten
- Versenden Sie täglich E-Mails mit News-Links
- Kompilieren, erstellen und versenden Sie vierteljährliche Unternehmens-Newsletter
- Inhalte für die sozialen Kanäle von KG verwalten und kuratieren
o Inhalte erstellen und KG Instagram verwalten
o LinkedIn der Revamp KG
- Überwachen Sie das Praktikumsprogramm
o Entwickeln und Ausführen einer internen Rekrutierungsstrategie und eines Prozesses von Anfang bis Ende, einschließlich Erstellung von Beschreibungen, Ausschreibung, Bewerbersuche, Terminplanung, Vorstellungsgespräche, Angebotserweiterung u Onboarding
o Verwalten Sie die gesamte interne Kommunikation und koordinieren Sie die entsprechenden Kurse, Veranstaltungen/Workshops
o Als Ansprechpartner für Praktikanten für allgemeine Anfragen fungieren sowie sensible Angelegenheiten, einschließlich Leistungsprobleme und Beschwerden, nach Bedarf verwalten und gegebenenfalls eskalieren
- Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um eine Vielzahl von Kultur- und Engagementinitiativen zu entwickeln und zu verwalten, um ein positives und produktives Arbeitsumfeld zu fördern
- Koordinieren Sie teambezogene Aktivitäten wie Teambuilding, Teamausflüge, Freiwilligeninitiativen, Geburtstage und Weihnachtsfeiern
Qualifikationen
· Echtes Interesse an Mode und Öffentlichkeitsarbeit
· Außergewöhnliche Kommunikations- und Schreibfähigkeiten bevorzugt
· Versiert in den folgenden Softwareanwendungen: Word, Excel, Powerpoint und Outlook
· Fähigkeit zur schnellen Anpassung, Priorisierung und Bearbeitung mehrerer Projekte in kurzen Zeitrahmen
· Organisiert und in der Lage, mit minimaler Anleitung und einem hohen Maß an Diskretion zu arbeiten
· Erfahrung mit sozialen Medien und der Adobe-Suite bevorzugt
Bewerbung: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf im PDF-Format an [email protected], Betreff Büro- und Personalkoordinator.
www.kruppgroup.com
@kruppgruppe