Titel: Büroassistentin, LA
Positionsberichte an: Manager, LA & Account Executive, LA
Grundfunktion: Unterstützung des LA-Teams bei der Bürowartung sowie des Bi-Coastal-VIP-Teams bei der Koordinierung und Unterstützung von Prominentenanfragen und -initiativen für ausgewählte Kunden.
Wesentliche Aufgaben:
VIP-Koordination
- Erleichtern Sie Anfragen und Rückgaben von Prominenten
o Begrüße die Stylistin und hilf ihnen beim Ziehen
- Alle Anfragen sollten vorab genehmigt werden, damit Sie wissen, welche Marken Sie anbieten müssen
o Musteranfragen schreiben und Musterrücksendungen einchecken
o Führen Sie eine Erfolgsbilanz und informieren Sie die Vorgesetzten über überfällige Kredite - Verwalten Sie alle Lagerbestände und Versandanforderungen
- Verwalten Sie alle Rücksendungen und buchen Sie das Kreditformular jede Nacht
- Abwicklung der LA-Logistik für den Showroom
o Aktualisieren und pflegen Sie Listen als Referenz für Prominente
o Aktualisieren Sie die Klatschliste für alle KG-Promi-Explosionen
o Stylisten- und Prominentenlisten aktualisieren
o GPS- und Medienexplosionslisten aktualisieren - Unterstützen Sie das VIP-Team und beaufsichtigen Sie Praktikanten bei der Koordinierung der wöchentlichen Geschenke von Prominenten
- Pflegen und teilen Sie den Kalender aller Presseauftritte, anstehenden Filme, Festivals und Veranstaltungen auf dem roten Teppich in wöchentlichen Mitarbeitergesprächen
- Stärken Sie die Beziehungen zu Stylisten und anderen prominenten Influencern
Allgemeine Bürokoordination
- Telefon beantworten
- Erhalten Sie E-Mails, organisieren Sie alle Rechnungen, um sie an die Finanzen zu senden
- Praktikanten in LA verwalten
- Taggen und markieren Sie alle Fashion GPS-Sticker
- Koordiniere alle Sendungen und Boten
- Beaufsichtigen Sie täglich das Erscheinungsbild des Showrooms, einschließlich des Austauschens von Kleiderbügeln, Organisieren von Regalen, Auffüllen der Denim-Wand, Glätten von Schuhen und Clutches usw. mit Unterstützung von Praktikanten und LA-Team
- Sorgen Sie dafür, dass Besprechungen und Termine im LA Office ordnungsgemäß begrüßt werden und räumen Sie danach auf
- Räumen Sie Küche/Schränke auf und stellen Sie sicher, dass der Kühlschrank mit Getränken und Snacks für die Gäste gefüllt ist (Mango, Mandeln, dunkle Schokolade)
- Bestellen Sie Büromaterial und überprüfen Sie täglich/wöchentlich, ob wir Kleiderbügel, Papier, Toner, Toilettenpapier usw.
- Unterstützung bei verschiedenen täglichen Aufgaben, einschließlich Reisen, Spesenabrechnung, Kalender, Reservierungen und andere persönliche Aufgaben
- Aktualisieren Sie Stylisten und Geschäftskontakte in der Datenbank
- Master-Medienliste aktualisieren
- Koordinieren Sie für jeden Mitarbeiter ein Geburtstagsgeschenk (wenn wir wachsen, wird es monatlich) und verteilen Sie eine Karte, die jeder unterschreiben kann
- Koordinieren Sie Belohnungen der Saison oder Betriebsausflüge
- Kaffee & Mahlzeiten nach Bedarf bestellen
Qualifikationen
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung oder Praktika in der Öffentlichkeitsarbeit in der Modebranche, speziell im VIP-Dressing
- Bachelor-Abschluss bevorzugt
- Ausgezeichnete Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, mehrere Kunden und deren Bedürfnisse zu verwalten
- Sicherer Umgang mit MS Word, Excel und Outlook
- Vertrautheit mit Fashion GPS, Celebrity Intelligence und IDS ist wünschenswert
Lebensläufe und Anschreiben als PDF per E-Mail an [email protected].