Rapporterer til: administrerende direktør/præsident
Klassifikation: Lønstilling - Fuldtid; Fritaget
Joboversigt: Stillingen vil yde støtte til virksomhedens administrerende direktør ved at lede daglige aktiviteter, vedligeholde kalendere og styre særlige projekter. Dette er en fantastisk mulighed for en erfaren direktionsassistent med fremragende initiativ til at blive en del af et tempofyldt team. Rollen kræver upåklagelige kommunikationsevner og evnen til at prioritere og udføre flere opgaver på en dygtig og rettidig måde.
Væsentlige jobfunktioner:
• Igangsætte, organisere og implementere systemer og procedurer til effektivt at styre administrative operationer
• Koordinere aktiviteter (møder, præsentationer osv.) på tværs af flere teams
• Kalenderstyring, budgetter, arrangere konferenceopkald og møder, kompilering og distribution af information til virksomhedens personale og eksterne kontakter
• Administrer aspekter af kontoret og showroomet, herunder (men ikke begrænset til) prøvehandel, markedsaftaler og lejlighedsvis leverandørinteraktion
• Vedligeholde kontor- og showroomudseende til alle møder
• Vedligeholde ugentlige rapporter og budgetter som instrueret af den administrerende direktør og distribuere til relevante teammedlemmer
• Udføre generelle administrative opgaver, herunder postdistribution, arkivering, besvarelse af telefonopkald, opdatering af interne kontaktlister og genopfyldning af kontorartikler
• Samle og fortolke data/information fra respektive afdelinger
• Besvare alle redaktionelle og stylistiske ønsker fra PR og salgsteams
• Administrer prøvebeholdning og arkiv, og optag omhyggeligt alle lån
• Eje marketingkalenderen og administrere rettidig udgivelse af sociale opslag og nyhedsbreve
• Støtte holdet med at skabe socialt og reklameindhold og producere relevant kreativ forskning og kunstlayouts
• Engagere med teamet om forskellige marketingaktiveringer såsom begivenheder og indholdsoptagelser, og spille en organisatorisk praktisk rolle i præ- og postproduktionsprocesser
• Overvåge netbutikken og administrere direkte e-handelsopfyldelse og kundeserviceforespørgsler
• Samle og distribuere sæsonbestemte billed- og produktdetaljer til engrospartnere
• Udarbejd markedsmateriale, herunder linesheets, swatchbooks og online-køberportalen
• Support salgsteam med ugentlig salg og rapportering
• Oprethold fortroligheden af alle virksomheds-, juridiske, personalemæssige og økonomiske forhold og håndtere fortroligt materiale for CEO med den største grad af omhu og diskretion
• Yde administrativ support til CEO's direkte rapporter og team efter behov
• Deltage i særlige projekter som tildelt
Færdigheder og kvalifikationer:
• Detaljeorienteret og meget organiseret
• Stærk følelse af uopsættelighed; stærke prioriterings- og opfølgningsevner
• Fremragende tidsstyringsevner
• Fremragende mundtlige og skriftlige kommunikationsevner
• Skal besidde ekstraordinære interpersonelle færdigheder
• Skal være proaktiv og ressourcestærk med alle opgaver
• Stærkt kendskab til Excel, Word & PowerPoint er et must
• Stærkt kendskab til Adobe Suite er et must
• Erfaring som Executive Assistant og i designermodebranchen er at foretrække
For at ansøge: Send venligst dit CV til [email protected], emnelinje Executive Assistant, Sales & Marketing Coordinator.
marinamoscone.com
@marinamoscone