Titel: Kontor- og personalekoordinator
Stilling rapporterer til: Formand, leder af økonomi og drift
Grundlæggende funktion: At assistere præsidenten og lederen af økonomi og drift med kontorvedligeholdelse
Væsentlige opgaver:
- Besvar og direkte indgående telefonopkald
- Opsætning og oprydning til alle møder i konferencelokale/showrooms
- Opdater master medieliste og forretningskontakter i databasen
- Opdater kapacitetsdækket kvartalsvis og klientliste efter behov
- Forbered dokumenter til nye forretninger, herunder kapacitetsdæk og forretningsforslag
- Administrer kontordrift (både personligt og virtuelt), hvilket inkluderer, men er ikke begrænset til: organisering af rengøringsassistentens tidsplan, bestille kontorartikler, administrere kontorudstyr (computere, printere, etc)
- Fungere som kontaktpunkt for kontoret med bygningsstyring og planlægningsarbejde ved behov, såsom flyttemænd, elektrikere, låsesmede mv.
- Bestil gaver og blomster til redaktører og kunder
- Direkte indgående forretningsforespørgsler via Krupp Groups generelle e-mailadresse
- Modtag kontorpost, sorter og udviser derefter
- Koordiner e-mail, telefon, kontornøgle og skrivebordsplads til nye medarbejdere
- Direkte indgående job- og praktikhenvendelser
- Opdater diverse Krupp Group-dokumenter og vedligehold serverorganisation
- Arbejd med Krupp-teamet for at vedligeholde Krupp-begivenhedskalenderen
- Forbered iPads og/eller firmapakke til nye forretningsmøder
- Assistere præsidenten med forskellige daglige opgaver, herunder rejser, udgiftsrapportering, reservationer og andre diverse personlige opgaver
- Håndtere og planlægge aftaler til præsidentens kalender inklusive konferenceopkald, møder, måltider og arrangementer med interne og eksterne teams
- Hjælp præsident og interne teams til modeuge, kundebegivenheder, pressepremier og andre projekter
- Bestil kaffe og måltider til formanden efter behov
- Send daglig e-mail med nyhedslinks
- Kompilere, oprette og udsende kvartalsvise virksomhedsnyhedsbreve
- Administrer og kurater indhold til KG's sociale kanaler
o Opret indhold og administrer KG Instagram
o Revamp KG's LinkedIn
- Overvåge praktikforløbet
o Udvikle og eksekvere praktikant rekrutteringsstrategi og proces fra start til slut inklusive udarbejdelse af beskrivelser, opslag, sourcing af ansøgere, planlægning, samtaler, tilbudsforlængelse og onboarding
o Styre al intern kommunikation og koordinere respektive klasser, events/workshops
o Tjen som punktperson for praktikanter til generelle forespørgsler samt håndtere følsomme spørgsmål, herunder præstationsproblemer og klager efter behov og eskalere efter behov
- Partner med HR for at udvikle og administrere en række kultur- og engagementsinitiativer for at hjælpe med at fremme et positivt og produktivt arbejdsmiljø
- Koordinere teamrelaterede aktiviteter såsom teambuilding, teamudflugter, frivillige initiativer, fødselsdage og feriefester
Kvalifikationer
· Ægte interesse for mode og PR
· Enestående kommunikations- og skrivefærdigheder foretrækkes
· Velbevandret i følgende softwareapplikationer: Word, Excel, Powerpoint og Outlook
· Evne til hurtigt at tilpasse, prioritere og arbejde på flere projekter i korte tidsrammer
· Organiseret og i stand til at arbejde med minimal retning og høj grad af diskretion
· Erfaring med sociale medier og Adobe suite foretrækkes
For at ansøge: Send venligst dit CV i PDF-format til [email protected], emnelinje Kontor- og personalekoordinator.
www.kruppgroup.com
@kruppgruppe