STILLINGSTITEL: Front of House / VIP Relations Assistant
Afdeling: Public Relations
Ikke-fritaget; Fuld tid
Bollare Communications søger en meget organiseret og dreven person til en fuldtids front of house stilling på vores kontor i New York. Denne rolle vil også omfatte at assistere VIP-afdelingen med forskellige administrative opgaver. Bollare er stolt af at arbejde med noget af branchens mest spændende og innovative mode, skønheds- og livsstilsmærker, og vi nærmer os repræsentationen af vores kontorlokaler i samme høje måde.
VÆSENTLIGE FUNKTIONER
FOH
- Screen alle indgående telefonopkald, routing/modtag beskeder efter behov
- Tjen som første kontaktpunkt for alle Bollares gæster, passende hilsen og vejledning
- Administrer alle indgående og udgående pakker
- Organiser og vedligehold alle kontormødelokaler og fællesarealer, både før- og eftermøder og arrangementer
- Koordiner med østkystdirektørerne og NYC-teamet om kontorbehov, herunder forsyningsordrer, vedligeholdelsesanmodninger, arrangementsreservationer og konferencerumsreservationer
- Assistere østkystdirektører med bogføring og daglige opgaver
- Koordinering med NYC-teamet for at sikre, at showroomet er organiseret og ordentligt varetaget til møder
- Organiser og vedligehold alle kontor-fællesarealer - sikring af, at alle rum er ryddelige, post-/forsendelsesforsendelser/pakker bliver leveret til deres ejer rettidigt
VIP
- Ejerskab og vedligeholdelse af prøvebeholdning for kunder, omfatter dokumentation for modtaget, udstedt og returneret produkt
- Assistere med prøveanmodninger, stylistudtrækninger og VIP-mails, der identificerer produkt, der ville være effektivt. Spor historik, når varer sendes/modtages til forskellige stylister og berømtheder, inklusive rettidig returnering (hvis udlånt)
- Assistere med at vedligeholde en nøjagtig kalender over vigtige branchebegivenheder til VIP-muligheder og kundelanceringer
- Vedligehold og organiser merchandise på passende opbevaringssteder for at sikre en høj standard for produktintegritet og præsentation.
- Bidrage til kunderapportering løbende
Bollare værdsætter professionalisme hos sine medarbejdere. Følgende egenskaber og adfærd er identificeret som eksempler på, hvad der forventes af en medarbejder:
- Vis positiv respekt for andre i skriftlig, verbal og non-verbal kommunikation
- Arbejd effektivt med kolleger ved at øve punktlighed, samarbejdsvillig problemløsning og åben og ærlig kommunikation
- Handl med integritet, høflighed og ansvarlighed selv i lyset af stress eller krævende arbejdsforhold
- Oprethold færdigheder efter behov og godkendt ved at mødes med andre inden for ansvarsområde, læse jobrelaterede materialer og forhåndsgodkendt træning
- Klæd dig passende på til en arbejdsplads med hyppig kundekontakt
- Opfyld standarder for fortrolighed og sikkerhed. Vedligehold arbejdsområder på en ren og velordnet måde
KVALIFIKATIONER
OBLIGATORISK: Gymnasieeksamen og tilsvarende videregående uddannelse eller et eller flere års pr-praktikant erfaring, hvis kombination af erfaring og uddannelse demonstrerer viden inden for specialiserede områder til at udføre opgaverne over. En evne til at arbejde selvstændigt for at overholde deadlines, demonstrerede organisatoriske færdigheder med sans for detaljer og producere arbejde med nøjagtighed.
FORETRUKKET: Associate's degree. Flersprogede muligheder.
FYSISKE KRAV
Minimum fysisk anstrengelse. Mens han udfører opgaver i denne stilling, er medarbejderen ofte forpligtet til at sidde, kommunikere og nå og manipulere objekter. Stillingen kræver mobilitet. Pligter involverer at flytte materialer op til 10 pund på regelmæssig basis og op til 25 pund på en lejlighedsvis basis. Manuel fingerfærdighed og koordination er påkrævet over 70% af arbejdsperioden, mens du betjener udstyr som computertastatur, mus, lommeregner og lignende maskiner.
ARBEJDSVILKÅR
Sædvanlige kontorarbejdsforhold. Støjniveauet i arbejdsmiljøet er typisk for de fleste kontormiljøer. Lejlighedsvis tidlige morgen- og aftentimer er nødvendige for at imødekomme deltagelse i udvidet kontortid eller for at støtte eksterne arrangementer.
TILSYNSANSVAR
Ingen
TILSYN MODTAGET
Arbejder under direkte supervision af østkystdirektører.
Ovenstående beskrivelse dækker de væsentligste udførte opgaver, men omfatter ikke andet relateret lejlighedsvist arbejde.
For at ansøge: Send venligst dit CV til [email protected], emnelinje FOH / VIP Relations Assistant.