SUCCARRA søger en Executive Assistant/Office Manager til vores New York City-kontor. Denne person vil arbejde direkte med direktørerne om en lang række vigtige design, rejser, planlægning, kontorstyring, kontostyring og kunderelationer. Dette er en udfordrende og spændende stilling, der kræver exceptionelle organisatoriske, kommunikations- og problemløsningsevner. Vi leder efter en person, der er effektiv og proaktiv med enestående smag og en akut sans for diskretion.
Væsentlige funktioner, Executive Assistant:
- Udfør komplekse administrative opgaver på højt niveau
- Betroet meget fortrolige/følsomme oplysninger
- Foregribe direktørens og klientens behov og bestemme nødvendige handlinger/ressourcer
- Udøv selvstændig dømmekraft og ansæt avancerede ræsonnementskompetencer. Der forventes en bred grad af kreativitet og breddegrad
- Kommuniker effektivt, både mundtligt og skriftligt
- Opret daglig Executive-rejseplan, der inkluderer kontaktnumre, mødedagsordener og andre korrespondancer
- Administrere og overvåge begivenheder og fotooptagelser på kontoret. Inkluderer koordinering med bygning, leverandør og klient for at se, at alle dele er på linje
- Udfør forskellige administrative opgaver såsom at opdatere mapper, faxe, kopiere, sende/poste pakker eller korrespondancer og spor efter behov, korrekturlæsning, arkivering, bestilling af forsyninger og styring af hele virksomheden kalendere
- Arbejd med yderligere opgaver efter behov
- Drive alle kunderelationer, debitorer og kreditorer.
- Administrer kundeservicekontostyring med salgsteams over hele landet.
Vigtige funktioner, kontorchef-receptionist.
- Besvar telefon og direkte opkald til den relevante medarbejder
- Modtag indgående daglige leverancer
- Hils indkommende gæster
- Vedligeholde showroom- og mødelokalekalendere
- Udføre ugentlig showroom og konferencelokale vedligeholdelse, samt før og efter eventuelle eksterne møder
- Indkøb og arranger blomster til kontor og showroom, når det er nødvendigt
- Samarbejde med bygningsledelsen om kontorvedligeholdelsesspørgsmål
- Hold prøveområdet rent, organiseret og fuldt udstyret
- Vedligeholde kontorprintere
- Overvåg og genbestil kontorartikler
- Kommuniker lejlighedsvise HQ-meddelelser
Kvalifikationer:
- Ekstremt ressourcestærk og fleksibel med en can-do-attitude, der trives i et tempofyldt miljø
- Evne til at arbejde roligt under pres og overholde stramme deadlines
- Stærk sans for detaljer og evnen til at prioritere i et multi-tasking miljø
- Evne til at tage retning godt, men også i stand til at arbejde proaktivt og give selvregi
- Avancerede problemløsningsevner, der viser god dømmekraft
- Høj grad af professionalisme og integritet
- Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Helst en kandidat fra et modebaseret college-program
- Kendskab til Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel programmer foretrækkes
For at ansøge skal du sende dit CV til Nash på [email protected], emnelinje Executive Assistant / Kontorchef.