Métier Creative søger en fuldtids Executive Assistant for medstifterne (placeret i Toronto).
Du er:
En velbevandret person på sociale medier, der kender den digitale reklameverden. Du er optimistisk, boblende, selvsikker og ekstremt organiseret. Du er altid ti skridt foran og oven på alt. Du er en skarp tænker og en god problemløser, der er opfindsom og nærmer sig alle opgaver med en positiv mental indstilling. Du er velordnet, servicedrevet, nacn og tilgængelig. Du er villig til at gå den ekstra mil for at støtte dit team. Du har en medfødt evne til at multi-task og tilpasse sig det hurtigt skiftende miljø med start-up i ansigtet tempo.
Ved at yde støtte på en lang række måder vil du arbejde tæt sammen med medstifterne i det daglige såvel som alle medlemmer af teamet både i NYC og Toronto.
Pligter og ansvar:
- Hjælp med de daglige behov hos medstifterne (i Toronto og NYC) opgaver (Inkluderet, men ikke begrænset til: Planlægning af klientopkald eller personlige møder, koordinering planlægge ændringer eller bookinger [dvs. aftaler], arrangering af klientrelaterede gaver og forsendelser, assistance i personlige relaterede ærinder, organisering af admin-relaterede papirarbejde osv.)
- Hjælp med virksomhedsdækkende rejsebestillinger. (Inkluderet, men ikke begrænset til: Flyvninger og sammenlignelige flymuligheder, flyændringer, rejseindkvartering, hoteller, bilservice osv.)
- Hjælp med kontorrelateret-admin i Toronto og NYC (Inkluderer, men ikke begrænset til: Indkøb og returnering af forsyninger, møbler, udstyr, teknologirelaterede spørgsmål [dvs. Kabel, WiFi osv.], Forplejning, engangshændelser eller off-sites, etc.)
- Bevar budgetterne for rejser for at holde styr på fulde fakturerbare og ikke-fakturerbare udgifter. Arbejde med hovedproducenten og medstiftere til at udarbejde hovedbudgettedokument (dvs. Google-regneark) for at holde styr på alle afholdte omkostninger og hvad der er kunde vs. agenturrelateret udgift.
- Hjælp med first-pass-forskning til nye forretningsmuligheder, forskningsprojekter, konkurrencedygtige revisioner, potentielle ansættelser (dvs. gennemgang af CV, følgebrev og forudgående screeningopkald)
- Giv support til produktionsteamet i præproduktion såvel som efterproduktion (Inkluderer, men ikke begrænset til: Tøjtræk og returnerer, rekvisitter trækker og returnerer, cateringvirksomhed, lokalisering, udlejning af udstyr, biludlejning, rejsebestilling, håndtering af fakturaer fra freelancere eller leverandører, underskrivelse af aftaler med medstiftere om kontrakter eller leverandører, etc.)
- Hjælp på stedet med fotoshoots (Inkluderet, men ikke begrænset til: Catering-relaterede anmodninger, styling-relaterede anmodninger, fotograf/videograf/kreativt team-anmodet, diverse kørsler osv.)
- Samarbejde tæt med revisor og økonomidirektør for at hjælpe med at styre udgifter, fakturering og fakturering af Toronto og NYC.
Foretrukken uddannelse og erfaring:
- Bachelorgrad
- 1-3 års erfaring i en kommunikationsrelateret virksomhed, og ideelt set på et kreativt bureau
- Stærke tidsstyrings-/organisatoriske evner med evne til at prioritere/arbejde med minimalt tilsyn
- Har erfaring med en MAC -computer
- Stærk forståelse for Google Docs, Google Slides, Google Spreadsheets
- Upåklagelig organisation og fleksibilitet til hurtigt at tilpasse sig ændringer
- Fantastisk kommunikation og ønsket om aldrig at stoppe med at lære eller vokse
Send venligst dit CV og følgebrev til [email protected]