STILLINGSTITEL: VIP Relations assistent
Afdeling: VIP-afdeling, PR
Ikke-fritaget; Fuld tid
Bollare Communications søger en meget organiseret og drevet person til en fuldtidsstilling på vores kontor i New York, der hjælper vores VIP-afdeling med forskellige administrative opgaver. Bollare er stolt af at arbejde med noget af branchens mest spændende og innovative mode, skønheds- og livsstilsmærker, og vi nærmer os repræsentationen af vores kontorlokaler i samme høje måde.
VÆSENTLIGE FUNKTIONER
- Ejerskab og vedligeholdelse af prøvebeholdning for kunder, omfatter dokumentation for modtaget, udstedt og returneret produkt. Koordinere og håndtere opgaver, der involverer et højt niveau af organisation, opmærksomhed på detaljer, journalføring og nøjagtighed. Dette omfatter telefon (svar) og beskedformidling efter behov.
- Tager vejledning fra supervisor, hjælper med prøveanmodninger, stylistudtræk og VIP-mails, identificerer produkt, der ville være effektivt. Spor historie, når varer sendes/modtages til forskellige stylister og berømtheder, inklusive rettidig returnering (hvis udlånt).
- Generer proaktivt udkast til e-mails til tilbagekald af prøver ved hjælp af effektive skriftlige kommunikationsevner. Demonstrere effektiv kommunikation med supervisor i tilfælde af eskalering af problemer.
- Facilitere og vedligeholde kundesikkerhed inklusive links, billeder, logins, priser og brandinformation.
- Assistere VIP-afdelingen med at vedligeholde en nøjagtig kalender over vigtige branchebegivenheder til VIP-muligheder og kundelanceringer.
- Koordinere med andre administrative funktioner for at planlægge og udføre opgaver i et effektivt og strømlinet sæt af processer; dette omfatter kontoropgaver på vegne af hele afdelingsenheden.
- Organiser og vedligehold kontorets fællesområder og/eller begivenhedssteder (alt efter behov) for renlighed, levering/distribution af pakker - kontorbesøgende og deltagertilfredshed er i fokus.
- Vedligehold og organiser merchandise på passende opbevaringssteder for at sikre en høj standard for produktintegritet og præsentation.
- Beskyt fortroligheden af alle optegnelser og forretningsprocesser som anvist af supervisor.
Bollare værdsætter professionalisme hos sine medarbejdere. Følgende egenskaber og adfærd er identificeret som eksempler på, hvad der forventes af en medarbejder:
- Vis positiv respekt for andre i skriftlig, verbal og non-verbal kommunikation
- Arbejd effektivt med kolleger ved at øve punktlighed, samarbejdsvillig problemløsning og åben og ærlig kommunikation
- Handl med integritet, høflighed og ansvarlighed selv i lyset af stress eller krævende arbejdsforhold
- Oprethold færdigheder efter behov og godkendt ved at mødes med andre inden for ansvarsområde, læse jobrelaterede materialer og forhåndsgodkendt træning
- Klæd dig passende på til en arbejdsplads med hyppig kundekontakt
- Opfyld standarder for fortrolighed og sikkerhed. Vedligehold arbejdsområder på en ren og velordnet måde
KVALIFIKATIONER
- OBLIGATORISK: Gymnasieeksamen og tilsvarende videregående uddannelse eller et eller flere års pr-praktikant erfaring, hvis kombination af erfaring og uddannelse demonstrerer viden inden for specialiserede områder til at udføre ovenstående pligter. En evne til at arbejde selvstændigt for at overholde deadlines, proaktiv tænker, velbevandret i popkultur, demonstreret organisatoriske færdigheder med sans for detaljer og producere arbejde med nøjagtighed.
- FORETRUKKE: Associategrad.
FYSISKE KRAV
- Minimum fysisk anstrengelse. Mens han udfører opgaver i denne stilling, er medarbejderen ofte forpligtet til at sidde, kommunikere og nå og manipulere objekter. Stillingen kræver mobilitet. Pligter involverer at flytte materialer op til 10 pund på regelmæssig basis og op til 25 pund på en lejlighedsvis basis. Manuel fingerfærdighed og koordination er påkrævet over 70% af arbejdsperioden, mens du betjener udstyr som computertastatur, mus, lommeregner og lignende maskiner.
ARBEJDSVILKÅR
- Sædvanlige kontorarbejdsforhold. Støjniveauet i arbejdsmiljøet er typisk for de fleste kontormiljøer. Lejlighedsvis tidlige morgen- og aftentimer er nødvendige for at imødekomme deltagelse i udvidet kontortid eller for at støtte eksterne arrangementer.
TILSYNSANSVAR
- Ingen
TILSYN MODTAGET
- Arbejder under direkte supervision af Associate Director.
- Ovenstående beskrivelse dækker de væsentligste udførte opgaver, men omfatter ikke andet relateret lejlighedsvist arbejde.
For at ansøge: Send venligst dit CV til [email protected], emnelinje VIP Relations assistent.