Фондация за аромати е индустриална организация, посветена да служи на своите компании -членове като ресурс за индустриален опит, иновации и образование. Страстно отдаден на повишаване на осведомеността и оценката на аромата във всичките му форми. Търсим координатор, който да се присъедини към нашия сплотен екип.
Основни задължения:
Офис
- Отговаряйте на телефони и насочвайте обаждания
- Поддържа инвентаризация на офис консумативи чрез определяне на нивата на запасите; предвиждане на необходимите доставки; подаване на поръчки за доставки и проверка на получаване на доставки
- Осигурете експлоатация на офис техника и отстранете неизправности; обадете се за ремонт
- Помогнете с актуализирането и поддържането на уебсайтове и социални медии
- Обработвайте запитвания на клиенти
- Изследване и проверка на факти за новини, свързани с членството и индустрията
- Управлявайте президентския календар чрез планиране и насрочване на срещи, конференции, конферентни разговори и пътувания (ако е необходимо)
- Следете постъпленията и управлявайте разходите на Фондацията с Bookkeeper
- Транскрибиране, форматиране, въвеждане, редактиране, извличане, копиране и предаване на текст, данни и графики
- Поддържайте архивни системи
Събития
Планиране и производство на събития
- Агресивно събирайте информация за всеки проект, за да постигнете качествени продукции за събития
- Проведете проучване, посетете сайта и намерете ресурси, които да помогнат на персонала да взема решения относно възможностите за събития
- Помогнете с управлението на производството на място и почистете за събития, ако е необходимо
- Подгответе етикети с имена, материали, тетрадки, пакети, чанти с подаръци, списъци за регистрация, карти за сядане и др.
- Завършете всички събития според нуждите
Администриране на събития:
- Помагайте при изготвянето на бюджети и предоставяйте периодични доклади за напредъка на директорите на персонала за всеки проект на събитието
- Следете финансите на събитията, включително заявки за проверка, фактуриране и отчитане
- Координирайте срещи и посещения, за да видите нашето пространство и насрочване на събития в календара
- Подгответе и променете договорите за събития според изискванията
- Създавайте и управлявайте регистрационни процеси и разписки
- Сътрудничество с членовете на екипа по брандиране, логистика и други подробности
- Подредете списъка с поканените и проследете отговорите
- Приветствие при настаняване и насочване на гостите на място
Квалификации:
- Отлични комуникативни умения, включително писане, умения за четене на доказателства и говорене
- Възможност за управление на множество проекти и работни задачи от различни служители
- Отлични междуличностни умения както лично, така и по телефона, с висок професионализъм
- Способност за изпълнение на проекти с малко наблюдение
- Фантастична етика при обслужване на клиенти и високи очаквания за качество
- Предпочитана бакалавърска степен; значителен трудов опит може да замести степента
- Най -малко 1 година опит с офис административно управление
- Най -малко 1 година опит в координирането на специални събития
- Владее iMac, iPad и iPhone, използвайки най -новите версии на Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access и поща за сливане; имейл и уеб търсения
За да кандидатствате: Изпратете автобиография и мотивационно писмо до [email protected]
Краен срок: 20 ноември 2015 г., петък