НАЗВА: Помічник з офісних операцій
РІВЕНЬ РОБОТИ: асоційований
ДОПОВІДАЄ: AVP, Операції
МІСЦЕ: Нью-Йорк
ОГЛЯД РОБОТИ: Ця посада відповідає за створення дружньої, гостинної та професійної атмосфери в нашому корпоративному офісі Flatiron/Nomad для всіх клієнтів, відвідувачів і співробітників. Ця особа повинна вміти багатозадачність, щоб вона могла точно виконувати повсякденні службові обов’язки, одночасно керуючи обов’язками приймальника. Помічник з офісних операцій — це витончений, гнучкий, організований, який сам починає працювати, який захоплюється тим, що ми робимо, і прагне вчитися та робити свій внесок у ICP’s Vision: «Надихнути наших клієнтів інноваціями краси та розповіддю про розкіш». Як і на всіх посадах у ICP, ця роль відповідає просування та підтримка внутрішньої культури компанії, яка виховує основні цінності фірми: прозорість, визнання, підзвітність та Спілкування.
Основні обов'язки:
- Зустрічайте відвідувачів (гостей, клієнтів, продавців, доставки) та допомагайте їм у потребах, включаючи пропозицію напоїв, допомогу у зберіганні будь-яких пальто/речей та надання керівництва
- Надавати інформацію в позитивний професійний спосіб відвідувачеві або абоненту, включаючи своєчасну та ввічливу відповідь на дзвінки та електронні листи
- Замовляйте, відстежуйте, упорядковуйте та поповнюйте канцелярські та комори
- Співпрацюйте між відділами, щоб надавати підтримку на зустрічах, включаючи замовлення їжі, координацію планів подорожей, складання маршрутів і завершення бронювання
- Підтримуйте керівників в організації подорожей та у виконанні звірок витрат
- Отримуйте вхідну пошту та посилки кур’єрів, надаючи своєчасне повідомлення членам команди Нью-Йорка про відвідувачів, доставку та посилки
- Підтримуйте робоче місце представника нашого люксового бренду та красивий відкритий офіс, включаючи підтримку загального офісного простору в чистоті, охайності та організованості
- Основний комунікатор з керівництвом будівлі або сторонніми підрядниками для вирішення будь-яких термінових проблем з офісними приміщеннями та/або проблем регулярного технічного обслуговування
- Поливайте офісні рослини щотижня
- Ключовий гравець в організації регулярних офісних заходів для підтримки офісної культури запрошення
Щоб претендувати на цю посаду, бажаний кандидат матиме:
- Бажано вищу освіту
- 1+ рік досвіду роботи на відповідній посаді або адміністративної посади, включаючи стажування
- Виняткові навички обслуговування клієнтів, включаючи використання позитивного, доброзичливого та комунікабельного підходу до всіх контактів
- Висока увага до деталей і ретельність
- Видатні організаторські здібності та підтверджений досвід виконання завдань
- Сильні усні та письмові комунікативні навички, включаючи складання ділової кореспонденції
- Здатність будувати стосунки, включаючи взаємодію з усіма рівнями внутрішніх та зовнішніх партнерів
- Гнучкість та ініціативність – командний гравець, який також винахідливий і здатний працювати самостійно
- Вишукана, професійна манера, що відповідає культурі та цінностям ICP
- Навички вирішувати проблеми, а також зберігати самовладання, якщо все йде не гладко
- Навички стратегічного управління часом, будьте надійними та оперативними
Компенсація включає конкурентну заробітну плату, субсидоване медичне страхування, спонсовану компанією Life/LTD страхування, план заощаджень 401 тис. з відповідністю, щедрий графік роботи ВОМ, професійний розвиток тощо.
Зацікавлені та кваліфіковані кандидати повинні надсилати резюме на адресу [email protected] з предметом. рядок: «OOA – Застосування”
Додаткову інформацію можна знайти за адресою https://www.icperfumes.com/work-with-us/