Фонд ароматів є галузевою організацією, призначеною служити компаніям -членам як ресурс для галузевого досвіду, інновацій та освіти. Пристрасно присвячений підвищенню обізнаності та вдячності за аромат у всіх його формах. Ми шукаємо координатора, який приєднається до нашої згуртованої команди.
Ключові обов'язки:
Офіс
- Відповідайте на дзвінки та переадресовуйте дзвінки
- Вести запаси канцелярського приладдя шляхом визначення рівня запасів; передбачення необхідних запасів; розміщення замовлень на постачання та перевірка надходження поставок
- Забезпечити роботу оргтехніки та усунути несправності; викликати ремонт
- Допоможіть оновити та підтримувати веб -сайти та соціальні медіа
- Розглядайте запити клієнтів
- Дослідження та перевірка фактів щодо новин про членство та галузі
- Керуйте календарем президента шляхом планування та планування зустрічей, конференцій, конференц -дзвінків та подорожей (за необхідності)
- Слідкуйте за надходженнями та керуйте витратами Фонду за допомогою Бухгалтера
- Переписувати, форматувати, вводити, редагувати, отримувати, копіювати та передавати текст, дані та графіку
- Дотримуйтесь систем подання документів
Події
Планування та виробництво заходів
- Агресивно збирайте інформацію про кожен проект, щоб досягти якісного виробництва подій
- Проводити дослідження, відвідувати сайти та знаходити ресурси, які допоможуть персоналу приймати рішення щодо можливостей проведення заходів
- Допоможіть в управлінні виробництвом на місці та при необхідності приберіть для заходів
- Підготуйте таблички з іменами, матеріали, зошити, пакети, подарункові пакети, списки реєстрацій, картки для відпочинку тощо.
- За необхідності закрийте всі події
Адміністрування подій:
- Допомагайте у підготовці бюджетів та надайте періодичні звіти про прогрес директорам персоналу для кожного проекту події
- Слідкуйте за фінансами подій, включаючи запити на перевірку, виставлення рахунків та звітність
- Узгоджуйте зустрічі та візити, щоб побачити наш простір, та плануйте події у календарі
- Підготувати та змінити договори про події відповідно до вимог
- Створюйте та керуйте реєстраційними процесами та квитанціями
- Співпрацюйте з членами команди щодо брендингу, логістики та інших деталей
- Упорядкуйте список запрошених та відстежте відповіді
- Реєстрація привітання та направлення гостей на місці
Кваліфікація:
- Відмінні комунікативні навички, включаючи письмо, навички читання та розмову
- Вміння керувати кількома проектами та робочими завданнями від різноманітного персоналу
- Відмінні міжособистісні навички як особисто, так і по телефону, з високим професіоналізмом
- Вміння виконувати проекти без особливого нагляду
- Фантастична етика обслуговування клієнтів та високі очікування щодо якості
- Бажана ступінь бакалавра; значний досвід роботи може замінити ступінь
- Досвід роботи в адміністративному управлінні не менше 1 року
- Досвід роботи принаймні 1 рік у координації спеціальних заходів
- Володіння iMac, iPad та iPhone за допомогою останніх версій Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access та злиття пошти; пошук електронної пошти та Інтернету
Подавати заяву: Надсилайте резюме та супровідний лист на адресу [email protected]
Дедлайн: П’ятниця, 20 листопада 2015 р