Bild från J Brand
På J Märke, innovation och kreativitet är vår passion. Vi är en familj av smarta, fantastiska människor som främjar en miljö av samarbete och roligt. Vi tror att våra medarbetare är nyckeln till att uppnå våra affärsmål och vår övergripande framgång. Vårt team är vår viktigaste tillgång. Följ med oss!
Vi söker en dynamisk, proaktiv och erfaren Executive Assistant – vd att stödja en företagsledare på hög nivå. Detta är ett tillfälle att gå med i ett premium -jeansmärke och hoppa in som en stark bidragsgivare till den dagliga framgången för en nyckelledare. Den framgångsrika kandidaten kommer att ta med minst 5 eller fler års stabil chefsassistent erfarenhet, kommer att vara flexibel; anpassa sig till förändringar, ha utmärkt uppföljning och ett skarpt öga för detaljer.
Ansvar:
- Hantera extremt aktiv och komplex möteskalender. Arbeta med andra EA: er, direktrapporter för att schemalägga och underhålla omfattande kalenderändringar. (50%)
- Hantera internationella och inrikes resor och mötesförberedelser.
- Hantera och sammanställa utgiftsrapporter i Concur. Granska/granska utgiftsrapporter från direktrapporter.
- Fungerar som en kontakt med marknadsförings-, kreativa tjänster, design-, handels-, försäljnings- och planeringsteam för att identifiera prioriterade möten och tidskänsliga frågor.
- Ta kontakt med marknadsföringsteamet för att ge specifik vägledning om försäljningsmaterial. Ge produktbokningsinformation.
- Distribuera marknadsföringsmaterial - elektroniskt och tryckt - till sälj- och detaljhandelsteam.
- Samla in information för mässor, begär från marknadsföringsteam och distribuera till team.
- Korrekturläs marknadsföringsmaterial (ibland)
- Fältfrågor från Sales/Retail Specialist -team.
- Prioritera och följa upp inkommande frågor, bekymmer.
- Arbeta med företagets snabbköpskontor i Japan för att förbereda företagsbesök både internt och utomlands. Ordna hotell, transport vid behov.
- Utveckla mötescheman för företagsbesökare. Förbered agendor, samordna med deltagare, förbered mötesrum, måltider, tillbehör, AV -behov etc.
- Organisera flödet av konfidentiella dokument för interna/externa möten och möten.
- Hantera och godkänna Direct Reports tidskort i ADP -lönesystemet.
- Hantera och uppdatera kontakter, filer.
- Granska/behandla fakturor.
- Hjälp andra medlemmar i ledningsgruppen efter behov (t.ex. kalender, mötesplanering, resor, utgifter)
- Boka hotell för mässdeltagare. (Tillfällig)
Föredragen skicklighetsuppsättning:
- Måste snabbt anpassa sig till förändringar i prioriteringar samtidigt som man behåller en hög nivå av lugn och lyhördhet.
- Måste uppfylla deadlines i en högt tempo dynamisk miljö.
- Stark organisationskunskap och förmåga att prioritera flera konkurrerande uppgifter med uppmärksamhet på detaljer.
- Måste följa upp med utredande förmåga att få information om uppgifter.
- Demonstrera proaktivt förhållningssätt till problemlösning med starka beslutsfattande färdigheter.
- Identifiera viktiga intressenter och samla in stödjande information innan du presenterar för VD/COO.
- Möjlighet att identifiera lämpliga personer för kommunikation och bedöma när man ska öppna kommunikationskanaler.
- Möjlighet att taktfullt ifrågasätta beslutsprocessen samtidigt som du erbjuder alternativa lösningar.
- Förmåga att arbeta med starka personligheter och balansera motstridiga prioriteringar.
- Behåll en hög grad av diskretion och konfidentialitet
- Stabil arbetserfarenhet är att föredra, stöder en hög chef eller kontorsledning
Obligatorisk kompetens och utbildning:
- Kandidatexamen från ackrediterat universitet eller högskola. Erfarenhet i stället för utbildning kommer att övervägas
- Kandidaten bör ha 5 eller mer års relevant erfarenhet av att stödja en C-svit eller chef på hög nivå
- Kläd-, skönhets- eller konsumentprodukterindustrin är mycket föredragen, men krävs inte
- Mycket skicklig i Outlook & MS Office Suite med tonvikt på MS Excel, Word och PowerPoint
- Concur resekostnadssystem är ett plus, måste ha erfarenhet av att lämna utgifter och kostnadsrapporter
Att ansöka:e -post CV till [email protected] och inkludera "Executive Assistant" i ämnesraden.
Inga samtal eller byråer tack.
J Brands uppdragsbeskrivning:
Modeledare gör skillnad.
Vi skapar stil som väcker ditt liv. Vi kämpar för makalös service. Våra medarbetare trivs med kreativitet, bidrag och integritet. Passionen driver vår expansion, vinst och filantropiska engagemang.
För mer information, logga in på vår webbplats på www.jbrandjeans.com
J Märke värdesätter den individuella talang som ingår i detta företag och är engagerad i lika möjligheter för varje anställds framsteg. Vårt företag tror på och stöder policyer och metoder som förbjuder diskriminering av någon person på grund av ras, färg, religion, kön, ålder, nationellt ursprung, civilstånd, funktionshinder, sexuell läggning eller någon annan egenskap som skyddas av tillämplig lag.