Rapporter till: Verkställande direktör/VD
Klassificering: Lönetjänst—Heltid; Befria
Jobbsammanfattning: Tjänsten kommer att ge stöd till företagets VD genom att leda dagliga aktiviteter, underhålla kalendrar och hantera speciella projekt. Det här är en fantastisk möjlighet för en erfaren chefsassistent med utmärkt initiativ att bli en del av ett team med högt tempo. Rollen kräver oklanderlig kommunikationsförmåga och förmåga att prioritera och slutföra flera uppgifter på ett skickligt och snabbt sätt.
Viktiga jobbfunktioner:
• Initiera, organisera och implementera system och procedurer för att effektivt hantera administrativ verksamhet
• Samordna aktiviteter (möten, presentationer, etc.) över flera team
• Kalenderhantering, budgetar, arrangera konferenssamtal och möten, sammanställa och distribuera information till företagets personal och externa kontakter
• Hantera aspekter av kontoret och showroomet inklusive (men inte begränsat till) provhandel, marknadsmöten och tillfällig leverantörsinteraktion
• Upprätthålla kontors- och showroomutseende för alla möten
• Upprätthålla veckorapporter och budgetar enligt instruktioner från VD och distribuera till relevanta teammedlemmar
• Utföra allmänna administrativa uppgifter inklusive postdistribution, arkivering, svara på telefonsamtal, uppdatera interna kontaktlistor och fylla på kontorsmaterial
• Sammanställa och tolka data/information från respektive avdelning
• Svara på alla redaktionella och stylistförfrågningar från PR och säljteam
• Hantera provinventering och arkiv, och noggrant registrera alla lån
• Äga marknadsföringskalendern och hantera snabb publicering av sociala inlägg och nyhetsbrev
• Stödja teamet i skapandet av socialt innehåll och reklaminnehåll och producera relevant kreativ forskning och konstlayouter
• Engagera med teamet i olika marknadsföringsaktiveringar som evenemang och innehållsfotograferingar och spela en praktisk organisatorisk roll i för- och efterproduktionsprocesser
• Övervaka nätbutiken och hantera direkt e-handelsuppfyllelse och kundtjänstförfrågningar
• Samla och distribuera säsongsbetonade bild- och produktdetaljer till grossistpartners
• Förbered marknadsmaterial inklusive radblad, swatchbooks och onlineköparportalen
• Stödja säljteamet med veckovis försäljning och rapportering
• Upprätthålla konfidentialitet för alla företags-, juridiska, personal- och ekonomiska frågor och hantera konfidentiellt material för VD: n med största möjliga omsorg och diskretion
• Tillhandahålla administrativt stöd för VD: s direktrapporter och team vid behov
• Delta i särskilda projekt enligt uppdrag
Färdigheter och kvalifikationer:
• Detaljorienterad och välorganiserad
• Stark känsla av brådska; stark prioriterings- och uppföljningsförmåga
• Utmärkt tidshanteringsförmåga
• Utmärkt muntlig och skriftlig kommunikationsförmåga
• Måste ha exceptionella interpersonella färdigheter
• Måste vara proaktiv och påhittig med alla uppgifter
• Goda kunskaper i Excel, Word & PowerPoint är ett måste
• Goda kunskaper i Adobe Suite är ett måste
• Erfarenhet som Executive Assistant och inom designermodebranschen är meriterande
Att ansöka: Skicka ditt CV till [email protected], ämnesrad Executive Assistant, Sales & Marketing Coordinator.
marinamoscone.com
@marinamoscone