Vernon Company söker en Executive Assistant för att stödja VD och koncernchef. Denna person kräver förstklassiga färdigheter, en polerad och professionell attityd och förmågan att multitaska under snäva deadlines. Idealiska kandidater kommer att vara smarta, lyhörda och ha en stark entreprenörsanda. Det är relevant att denna person har förmågan att arbeta självständigt. Idealisk tidigare erfarenhet från reklam, publicering, marknadsföring, kreativ byrå, kläd- eller livsstilsmärken, detaljhandel, konsultverksamhet.
Ansvar
- Hantera komplex och upptagen chefskalender och håll dig uppdaterad om dagliga möten, möten och deadlines
- Övervaka tung e-postaktivitet och se till att all inkommande korrespondens hanteras på lämpligt sätt och i rätt tid
- Tillhandahålla livsviktigt material och övervaka logistiken för samtal och möten
- Granska och dirigera samtal, svara på interna och externa förfrågningar och ge information inom befogenheterna
- Använd enastående kommunikationsförmåga för att kommunicera med högprofilerade kunder och chefer
- Koordinera inhemska och internationella resplaner, inklusive att ordna punkt-till-punkt-transport
- Samordna med personliga skyldigheter och arrangemang
- Använd starka skrivfärdigheter för att skriva affärskorrespondens, redigera och korrekturläsa material och utkast till rapporter och förslag
- Genomför marknadsundersökningar och rapporter om potentiella kunder och byråer
- Rekrytera och övervaka praktikanter
- Hantera och underhålla kvitton och ekonomiska dokument för revisor
- Upprätthålla ett omfattande bibliotek med digitala och hårda filer
- Upprätthålla en omfattande databas med kontakter
- Allmänt kontorsunderhåll
Kvalifikationer
- Kandidatexamen; inga nyutexaminerade
- 2+ års erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare
- Förmåga att ta tydliga riktlinjer och arbeta självständigt
- Flexibilitet att arbeta övertid och svara via mail efter arbetstid vid behov
- Avancerad kunskap i MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
- Avancerad kunskap om Mac-datorer och mjukvara samt förmågan att felsöka mindre tekniska problem
- Hög initiativförmåga och känsla av brådska med stark uppföljning
- Mycket organiserad med noggrann uppmärksamhet på detaljer
- Beprövad problemlösningsförmåga
- Lämplighet för att förutse verkställande behov
- Komfort med direkt/uppriktig kommunikationsstil
- Måste för närvarande vara bosatt i New York City
För att ansöka, skicka ditt CV till [email protected], ämnesrad Kontorskoordinator.