Titel: Office & People Coordinator
Positionsrapporter till: VD, chef för ekonomi och drift
Grundläggande funktion: Att bistå VD och chef för ekonomi och drift vid kontorsunderhåll
Viktiga arbetsuppgifter:
- Besvara och dirigera inkommande telefonsamtal
- Uppläggning och städning för alla möten i konferensrum/showroom
- Uppdatera huvudmedialista och affärskontakter i databasen
- Uppdatera kapacitetspaketet kvartalsvis och kundlista efter behov
- Förbered dokument för nya affärer, inklusive förmågor och affärsförslag
- Hantera kontorsverksamhet (både personligen och virtuellt), vilket inkluderar men är inte begränsat till: organisera städarens schema, beställa kontorsmaterial, hantera kontorsutrustning (datorer, skrivare, etc)
- Fungera som kontaktpunkt för kontoret med byggnadsförvaltning och schemaläggningsarbete vid behov, såsom flyttfirma, elektriker, låssmeder m.m.
- Beställ presenter och blommor till redaktörer och kunder
- Direkt inkommande företagsförfrågningar via Krupp Groups allmänna e-postadress
- Ta emot kontorspost, sortera och skicka ut därefter
- Koordinera e-post, telefon, kontorsnyckel och skrivbordsutrymme för nya medarbetare
- Direkt inkommande jobb- och praktikförfrågningar
- Uppdatera olika Krupp Group-dokument och underhålla serverorganisationen
- Arbeta med Krupp-teamet för att underhålla Krupps evenemangskalender
- Förbered iPads och/eller företagspaket för nya affärsmöten
- Assistera VD med olika dagliga uppgifter, inklusive resor, kostnadsrapportering, bokningar och andra personliga uppgifter
- Hantera och schemalägga möten för presidentens kalender inklusive konferenssamtal, möten, måltider och evenemang med interna och externa team
- Hjälp VD och interna team för modeveckan, kundevenemang, pressförhandsvisningar och andra projekt
- Beställ kaffe och måltider till presidenten vid behov
- Skicka ut dagliga e-postmeddelanden med nyhetslänkar
- Sammanställ, skapa och skicka ut kvartalsvisa företagsnyhetsbrev
- Hantera och kurera innehåll för KG: s sociala kanaler
o Skapa innehåll och hantera KG Instagram
o Revamp KG: s LinkedIn - Övervaka praktikprogrammet
o Utveckla och genomföra internrekryteringsstrategi och process från början till slut inklusive utarbetande av beskrivningar, utstationering, inköp av sökande, schemaläggning, intervjuer, erbjudandeförlängning och onboarding
o Hantera all internkommunikation och koordinera respektive klasser, event/workshops
o Fungera som punktperson för praktikanter för allmänna förfrågningar samt hantera känsliga frågor inklusive prestationsfrågor och klagomål efter behov och eskalera vid behov - Partner med HR för att utveckla och hantera en mängd olika kultur- och engagemangsinitiativ för att bidra till att främja en positiv och produktiv arbetsmiljö
- Koordinera teamrelaterade aktiviteter som teambuilding, teamutflykter, frivilliga initiativ, födelsedagar och semesterfester
Kvalifikationer
- Genuint intresse för mode och PR
- Exceptionell kommunikations- och skrivförmåga föredras
- Väl insatt i följande programvaror: Word, Excel, Powerpoint och Outlook
- Förmåga att snabbt anpassa, prioritera och arbeta med flera projekt inom korta tidsramar
- Organiserad och kan arbeta med minimal regi och hög grad av diskretion
- Erfarenhet av sociala medier och Adobe Suite är att föredra
Att ansöka: Maila dina CV och personliga brev i PDF till [email protected], ämnesrad Kontors- och personalkoordinator.