SUCCARRA söker en Executive Assistant/Office Manager till vårt New York City-kontor. Denna person kommer att arbeta direkt med direktörerna på ett brett spektrum av viktiga design, resor, schemaläggning, kontorshantering, kontohantering och kundrelationer. Det här är en utmanande och spännande tjänst som kräver exceptionell organisations-, kommunikations- och problemlösningsförmåga. Vi söker en person som är effektiv och proaktiv med exceptionell smak och en akut känsla av diskretion.
Viktiga funktioner, Executive Assistant:
- Utför komplexa administrativa uppgifter på hög nivå
- Betrodd mycket konfidentiell/känslig information
- Förutse direktörens och klientens behov och bestämma nödvändiga åtgärder/resurser
- Utöva självständigt omdöme och använd avancerade resonemangsfärdigheter. En bred grad av kreativitet och latitud förväntas
- Kommunicera effektivt, både muntligt och skriftligt
- Skapa dagliga Executive-resplaner som inkluderar kontaktnummer, mötesagendor och annan korrespondens
- Hantera och övervaka evenemang och fotograferingar på kontoret. Inkluderar samordning med byggnad, leverantör och kund för att se att alla delar är i linje
- Utför olika administrativa uppgifter som att uppdatera kataloger, faxa, kopiera, skicka/posta paket eller korrespondenser och spåra vid behov, korrekturläsning, arkivering, beställning av förnödenheter och hantering av hela företaget kalendrar
- Arbeta med ytterligare uppdrag vid behov
- Driv alla kundrelationer, kundreskontra och leverantörsreskontra.
- Hantera kundtjänstkontohantering med säljteam över hela landet.
Grundläggande funktioner, kontorschef-receptionist
- Svara i telefon och hänvisa uppringare till lämplig anställd
- Ta emot inkommande dagliga leveranser
- Hälsa inkommande gäster
- Underhålla kalendrar för showroom och konferensrum
- Utföra veckovis underhåll av showroom och konferensrum, samt före och efter eventuella externa möten
- Köp och arrangera blommor till kontor och showroom vid behov
- Hålla kontakt med fastighetsledningen i frågor om kontorsunderhåll
- Håll provområdet rent, organiserat och välfyllt
- Underhålla kontorsskrivare
- Övervaka och beställ om kontorsmaterial
- Kommunicera enstaka HQ-meddelanden
Kvalifikationer:
- Extremt påhittig och flexibel med en kan-göra-attityd som trivs i en miljö med högt tempo
- Förmåga att arbeta lugnt under press och hålla snäva deadlines
- Stark känsla för detaljer och förmåga att prioritera i en miljö med flera uppgifter
- Förmåga att ta riktning väl, men också kunna arbeta proaktivt och ge självstyrning
- Avancerad problemlösningsförmåga som visar på gott omdöme
- Hög professionalism och integritet
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
- Helst en examen från ett modebaserat collegeprogram
- Kunskaper i Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel-program är att föredra
För att ansöka, skicka ditt CV till Nash på [email protected], ämnesrad Executive Assistant / Office Manager.