Foto: Sarah Flint
Sarah Flint söker en entusiastisk, mycket organiserad kandidat för att gå med i vårt växande team som Executive Assistant och Office Manager. Denna position kräver noggrann uppmärksamhet på detaljer, problemlösningsförmåga och självhantering. Du kommer att stödja VD och ansvara för att hålla hennes schema, boka resor och dagliga administrativa uppgifter. Du kommer också att ansvara för den dagliga driften av alla kontortjänster. Du kommer att fungera som en kontaktpunkt för Sarah Flint -anställda, den första teammedlemmen som hälsade våra gäster och sambandet för våra kontorsleverantörer. Du kommer att se till att varumärket Sarah Flint är väl representerat genom alla dina interaktioner, både internt och externt.
Ansvar:
- Hantera kalender och schema för VD
- Boka inrikes och internationella resor, skapa resplaner för varje resa och se till att lämpliga parter informeras om schemat
- Se till att VD har avmarkerat alla uppgifter - från att mejl besvaras till att Glamsquads bokas
- Olika administrativa och personliga uppgifter för VD vid behov
- Samarbeta nära med verksamhetschefen för att säkerställa att kontoret alltid fungerar smidigt
- Behåll estetik och organisation av kontoret, inklusive underhåll av showroom, mötesrum, skåp, skafferi och reception. Alla rum bör framkalla Oohs och Aahs vid inmatning.
- Hjälp till ombordstigning av nya medarbetare (dvs. beställa datorer, skapa olika konton, skapa nya skrivbord, etc.)
- Upprätthålla leverantörsrelationer för all kontorsrelaterad utrustning och tillbehör och se till att alla förbrukningsmaterial finns är fullt utrustade (dvs. skrivare, telefontjänst, internettjänst, städservice, köksskafferi, etc.)
Jobbkvalifikationer:
- Minst 2 års EA eller administrativ erfarenhet
- En otrolig förmåga att multi-uppgift, och stark tid ledning färdigheter
- Detalj inriktad på ett fel - trippel kontrollerar allt och låter aldrig en fråga bli obesvarad. Människor är alltid förundrade över din att-göra-lista!
- Möjligheten att förutse VD: s behov, så du är alltid två steg före
- Sunt förnuft och en kan-göra attityd, ingen uppgift är för liten
- En sus på MS Office, Google Suite och möjligheten att snabbt lära sig nya system
- Du är en kameleont för människor, du kan anpassa dig till alla situationer, ansluta och kommunicera tydligt med alla från vår dagliga FedEx-leveransperson till en kraftfull VD
- Måste älska chokladkakor
E-post [email protected] med CV och personligt brev