Fragrance Foundation är en branschorganisation som ägnar sig åt att tjäna sina medlemsföretag som en resurs för branschkunskap, innovation och utbildning. Passionerat ägnat åt att öka medvetenheten och uppskattningen av doft i alla dess former. Vi söker en koordinator för att gå med i vårt sammansvetsade team.
Huvudansvar:
Kontor
- Svara på telefoner och dirigera samtal
- Behåll kontorsmaterialsinventering genom att bestämma lagernivåer; förutse nödvändiga leveranser; beställning av leveranser och verifiering av mottagande av leveranser
- Säkerställa drift av kontorsutrustning och felsöka funktionsstörningar; kräva reparationer
- Hjälp med att uppdatera och underhålla webbplatser och sociala medier
- Hantera kundförfrågningar
- Forskning och faktakontroll för medlemskap och branschrelaterade nyheter
- Hantera presidentens kalender genom att planera och schemalägga möten, konferenser, konferenssamtal och resor (efter behov)
- Håll reda på kvitton och hantera Foundation -kostnader med Bokhållare
- Transkribera, formatera, mata in, redigera, hämta, kopiera och överföra text, data och grafik
- Behåll arkiveringssystem
evenemang
Evenemangsplanering och produktion
- Samla aggressivt information om varje projekt för att uppnå evenemangsproduktioner av hög kvalitet
- Utför forskning, gör platsbesök och hitta resurser för att hjälpa personalen att fatta beslut om eventmöjligheter
- Hjälp till med att hantera produktion på plats och städa efter event efter behov
- Förbered namnetiketter, material, anteckningsböcker, paket, presentpåsar, registreringslistor, sittkort, etc.
- Stäng alla event efter behov
Eventadministration:
- Hjälp till med att förbereda budgetar och ge regelbundna lägesrapporter till personalansvariga för varje evenemangsprojekt
- Håll reda på händelseekonomi inklusive checkförfrågningar, fakturering och rapportering
- Koordinera möten och besök för att se vårt utrymme och schemaläggning av evenemang i kalendern
- Förbered och ändra eventkontrakt enligt önskemål
- Skapa och hantera registreringsprocesser och kvitton
- Samarbeta med teammedlemmar om varumärke, logistik och andra detaljer
- Ordna listan över inbjudna och spåra svar
- Checka in hälsning och leda gäster på plats
Kvalifikationer:
- Utmärkta kommunikationskunskaper, inklusive skrivning, korrekturläsning och tal
- Möjlighet att hantera flera projekt och arbetsuppgifter från olika personal
- Utmärkt mellanmänsklighet både personligen och per telefon, med hög professionalism
- Möjlighet att genomföra projekt med lite tillsyn
- Fantastisk kundserviceetik och höga förväntningar på kvalitet
- Kandidatexamen föredras; betydande arbetslivserfarenhet kan ersätta examen
- Minst 1 års erfarenhet av kontorsadministration
- Minst 1 års erfarenhet av att koordinera speciella evenemang
- Har kunskaper i iMac, iPad och iPhone med de senaste versionerna av Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access och sammanslagning av e -post; e -post och webbsökningar
Att ansöka: Skicka CV och personligt brev till [email protected]
Deadline: Fredagen den 20 november 2015