ДМА Унитед тражи извршног асистента са пуним радним временом за нашу канцеларију у ТриБеЦа/Нев Иорк Цити. Извршни асистент ће бити одговоран за све аспекте одржавања канцеларијског окружења и одржавања несметаног тока посла за агенцију. Ово укључује: целокупно пословање агенције: одржавање чистоће просторија, набавку залихе, испорука: пошта, гласник, ноћење, специјални пројекти: празнични поклони за клијенте, канцеларијска вечера/рођендани особља и догађаји.
Идеалан кандидат је веома интелигентан самопокретач са ставом „уради то“ и страшћу за резултатима. Прави професионалац углађеног изгледа, искрене љубави и интересовања за моду и искуства и жеље да ради са креативним људима. Ако сте организовани и оријентисани на детаље, пријавите се.
Одговорности су у следећим категоријама:
КАНЦЕЛАРИЈСКО ОКРУЖЕЊЕ
- Отворите канцеларију свакодневно и уверите се да је све спремно за радни дан.
- Одржавајте кухињу, конференцијске просторе, купатила и све потрепштине (уметност, канцеларија, чишћење, кухиња).
- Припремите се за састанке у кући (подесите пројектор), уверите се да су конференцијски столови чисти и доступни за употребу.
- Поздравите све клијенте/госте и пружите им привлачно искуство у раду са агенцијом.
- Управљајте свим канцеларијским услугама и спољним продавцима: цвеће, водовод, фарбање, чишћење људи, прозора итд.
РАСПОРЕД:
- Управљајте укупним распоредом канцеларије, посебно за генералног директора.
ВОЂЕЊЕ КЊИГА
- Управљајте наруџбеницама.
- Запис свих правних и пословних докумената – направите дигитални запис сваке.
- Управљајте приручним новцем и банкарским операцијама.
- Управљајте гласницима, ФедЕк-ом, сортирајте и дистрибуирајте долазну пошту.
ТО
- Познавање процедуре рада свих канцеларијских технологија: приступ интернету, телефон, Ви-Фи, база података.
- Интерфејс са ИТ особом са проблемима, ажурирањима итд.
- Управљајте пословним мобилним налозима за старије партнере/запослене
ТЕЛЕФОН
Примарна одговорност за управљање/управљање свим долазним телефонским позивима, примање порука, провера говорне поште, праћење по потреби.
- Помозите у телефонском контакту, на захтев вишег руководства.
Искуство и квалификације:
- Диплома више школе
- Пожељно је најмање 1-2 године сродне административне подршке/моде или маркетиншког искуства
- Јаке међуљудске и комуникацијске вештине, како усмено тако и писмено.
- Идеалан кандидат би имао искуство/разумевање о: луксузним брендовима животног стила.
- Проницљив, иновативан и добро се прилагођава динамичном и брзом окружењу.
- Јаке Мицрософт канцеларијске вештине (Екцел, Ворд, ПоверПоинт), Мац ОС, ИнДесигн.
Процес пријављивања:
Молимо вас да пошаљете следеће е-поруке на јобс@дмаунитед.цом са „Извршним асистентом” у предмету.
- Резиме.
- Пропратно писмо укључујући ваше релевантно искуство и захтеве за надокнаду.