SUCCARRA išče izvršnega pomočnika/vodjo pisarne za našo pisarno v New Yorku. Ta oseba bo neposredno sodelovala z direktorji pri številnih pomembnih načrtih, potovanjih, načrtovanju, vodenju pisarne, vodenju računa in odnosih s strankami. To je izziv in vznemirljiv položaj, ki zahteva izjemne organizacijske, komunikacijske sposobnosti in sposobnosti reševanja problemov. Iščemo osebo, ki je učinkovita in proaktivna z izjemnim okusom in izostrenim občutkom za diskretnost.
Bistvene funkcije, izvršni pomočnik:
- Opravljajte zapletene administrativne naloge na visoki ravni
- Pooblaščeni za zelo zaupne/občutljive informacije
- Predvideti potrebe direktorja in naročnika ter določiti potrebne ukrepe/vire
- Izvajajte neodvisno presojo in uporabljajte napredne sposobnosti sklepanja. Pričakuje se široka stopnja ustvarjalnosti in širine
- Učinkovito komunicirajte, tako ustno kot pisno
- Ustvarite dnevni načrt poti, ki vključuje kontaktne številke, dnevne rede sestankov in drugo korespondenco
- Upravljajte in nadzirajte dogodke in fotografiranja v pisarni. Vključuje usklajevanje z zgradbo, prodajalcem in stranko, da vidite, ali so vsi kosi v skladu
- Opravljanje različnih administrativnih nalog, kot so posodabljanje imenikov, faksiranje, kopiranje, pošiljanje/pošiljanje paketov oz. korespondence in sledenje, kadar je to potrebno, lektoriranje, arhiviranje, naročanje zalog in upravljanje celotnega podjetja koledarji
- Po potrebi delajte na dodatnih nalogah
- Vodite vse odnose s strankami, terjatve in obveznosti.
- Upravljajte upravljanje računa za storitve za stranke s prodajnimi ekipami po vsej državi.
Bistvene funkcije, vodja pisarne-receptor.
- Odgovorite na telefon in klicatelje usmerite k ustreznemu zaposlenemu
- Prejemajte dohodne dnevne pošiljke
- Pozdravite prihajajoče goste
- Vzdrževanje koledarjev razstavnih in konferenčnih dvoran
- Izvajajte tedensko vzdrževanje razstavnih prostorov in konferenčnih dvoran, pa tudi pred in po zunanjih sestankih
- Po potrebi kupite in uredite cvetje za pisarno in razstavni prostor
- Povežite se z upravljanjem stavb pri vprašanjih vzdrževanja pisarn
- Vzorčno območje naj bo čisto, organizirano in v celoti založeno
- Vzdrževanje pisarniških tiskalnikov
- Spremljajte in prenaročajte pisarniški material
- Sporočite občasna obvestila sedeža
kvalifikacije:
- Izjemno iznajdljiv in prilagodljiv z odnosom zmožnosti, ki uspeva v hitrem okolju
- Sposobnost umirjenega dela pod pritiskom in izpolnjevanja kratkih rokov
- Velika pozornost do detajlov in zmožnost določanja prednostnih nalog v večopravilnem okolju
- Sposobnost dobrega sprejemanja smernic, hkrati pa sposobna proaktivnega dela in zagotavljanja samousmerjanja
- Napredne sposobnosti reševanja problemov, ki kažejo dobro presojo
- Visoka stopnja strokovnosti in integritete
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Po možnosti diplomiral na modni fakulteti
- Zaželeno poznavanje programov Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel
Za prijavo pošljite svoj življenjepis na naslov Nash na [email protected], zadeva Izvršni pomočnik / vodja pisarne.