Naslov: Koordinator za pisarne in ljudi
Poročila o položaju: Predsednik, finančni in kadrovski sodelavec
Osnovna funkcija: Za pomoč predsedniku in sodelavcu za finance in kadrovske zadeve pri vzdrževanju pisarne
Bistvene dolžnosti:
- Sprejemanje in usmerjanje dohodnih telefonskih klicev
- Priprava in čiščenje vseh sestankov v konferenčni sobi/razstavnih prostorih
- Posodobite glavni seznam medijev in poslovne kontakte v bazi podatkov
- Po potrebi posodabljajte komplet zmogljivosti in seznam strank
- Pripravite dokumente za nov posel, vključno s sklopi zmogljivosti in poslovnimi predlogi
– Upravljanje pisarniškega poslovanja (osebno in virtualno), kar vključuje, vendar ni omejeno na: organiziranje urnika čistilke, naročanje pisarniškega materiala, upravljanje pisarniške opreme (računalniki, tiskalniki, itd)
- Delujte kot kontaktna točka za pisarno z upravljanjem stavbe in načrtovanjem dela, kadar je to potrebno, kot so selitve, električarji, ključavničarji itd.
- Naročite darila in rože za urednike in stranke
- Neposredne dohodne poslovne poizvedbe prek splošnega e-poštnega naslova skupine Krupp
- Prejmite pisarniško pošto, ustrezno razvrstite in posredujte
- Uskladite e-pošto, telefon, pisarniški ključ in prostor na mizi za nove zaposlene
- Neposredne dohodne povpraševanja za zaposlitev in pripravništvo
- Posodobite različne dokumente skupine Krupp in vzdržujte organizacijo strežnikov
- Sodelujte z ekipo Krupp za vzdrževanje Kruppovega koledarja dogodkov
- Pripravite iPade in/ali paket podjetja za nova poslovna srečanja
- Pomagajte predsedniku pri različnih dnevnih opravilih, vključno s potovanji, poročanjem o stroških, rezervacijami in drugimi različnimi osebnimi nalogami
– Upravljajte in načrtujte sestanke za predsednikov koledar, vključno s konferenčnimi klici, sestanki, obroki in dogodki z notranjimi in zunanjimi ekipami
- Pomagajte predsedniku in internim ekipam za teden mode, dogodke za stranke, predoglede medijev in druge projekte
- Naročite kavo in obroke za predsednika po potrebi
- Pošiljajte dnevno e-pošto s povezavami na novice
- Sestavite, ustvarite in pošljite četrtletna glasila podjetja
- Upravljajte in urejajte vsebino za družabne kanale družbe KG
o Ustvarite vsebino in upravljajte KG Instagram
o Prenovite KG LinkedIn
- Nadzirajte program pripravništva
o Razviti in izvajati strategijo in proces zaposlovanja pripravnikov od začetka do konca vključno priprava opisov, objava, iskanje kandidatov, razporejanje, razgovori, razširitev ponudbe in na vkrcanje
o Upravljajte vso interno komunikacijo in koordinirajte ustrezne razrede, dogodke/delavnice
o Služiti kot točka za pripravnike za splošne poizvedbe ter po potrebi obvladovati občutljive zadeve, vključno z vprašanji uspešnosti in pritožb, ter po potrebi stopnjevati
- Sodelujte s kadrovskimi službami za razvoj in upravljanje različnih kulturnih in angažiranih pobud, ki pomagajo spodbujati pozitivno in produktivno delovno okolje
- Koordinirajte dejavnosti, povezane z ekipo, kot so team building, timski izleti, prostovoljske pobude, rojstni dnevi in praznične zabave
Kvalifikacije
· Resnično zanimanje za modo in odnose z javnostmi
· Zaželene so izjemne komunikacijske in pisne sposobnosti
· Dobro obvlada naslednje programske aplikacije: Word, Excel, Powerpoint in Outlook
· Sposobnost hitrega prilagajanja, določanja prioritet in dela na več projektih v zgoščenih časovnih okvirih
· Organiziran in sposoben delati z minimalno usmeritvijo in visoko stopnjo diskretnosti
· Zaželena izkušnja z družabnimi mediji in paketom Adobe
Za prijavo: prosim pošljite svoj življenjepis na [email protected]